Anhang A - Fachliche Modulreferenz aus dem freigegebenen Konzept

Überblick

Die folgenden Seiten ergänzen die Bedienanleitung um die fachliche Modulsicht: Eingangsdaten, Standardautomatik, Nutzerentscheidung, Ergebnisse, Sonderfälle und Schnittstellen. Sie sind vor allem für BWL-Prüfung, Steuerberater und Entwicklung gedacht.

4. Modul Betriebsprofil & Finanz-Setup

Zweck

Der Einrichtungsassistent bestimmt die fachlichen Regeln des Betriebs. Er soll moeglichst viel aus vorhandenen Firmenstammdaten ableiten, aber steuerlich relevante Entscheidungen explizit bestaetigen lassen.

Eingangsdaten

Firmen-/Rechtsformdaten

Steuerstatus und Steuernummern

Gewinnermittlungsart

Kontenrahmen/DATEV-Daten

Wirtschaftsjahr

Bankkonten und Zahlungsarten

USt-/Ist-/Soll-Konfiguration soweit relevant

Automatischer Standardablauf

Vorhandene Stammdaten laden.

Plausibilitaetspruefung der Kombinationen durchfuehren.

Passendes Regelprofil aktivieren.

Standardkonten, Steuerprofile und Automatikregeln vorschlagen.

Offene Pflichtangaben als kurze Checkliste anzeigen.

Nach Freigabe Konfiguration versionieren.

Wann der Nutzer eingreift

Erstmalige steuerliche Auswahl oder Aenderung des Status.

Widerspruechliche Angaben.

Stichtag fuer einen Statuswechsel.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Aktives Betriebsprofil

Regelversion mit Gueltig-ab

Initiale Kontierungs-/Steuerregeln

Pruefprotokoll

Sonder- und Fehlerfaelle

Rueckwirkende Statusaenderung

Wechsel Kleinunternehmer/Regelbesteuerung

Wechsel EÜR/Bilanz

Rechtsformwechsel

abweichendes Wirtschaftsjahr

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Kein Modul darf Rechtsform-/Steuerlogik selbst duplizieren.

Historische Regelversion bleibt reproduzierbar.

Unzulaessige Kombinationen werden blockiert oder zur Fachpruefung markiert.

5. Modul Ausgangsbelege, Forderungen & OPOS

Zweck

Bestehende InvoMaster-Rechnungen werden beim verbindlichen Ausgeben automatisch zu kaufmaennischen Ereignissen. Der Nutzer soll keine Forderung nochmals erfassen.

Eingangsdaten

Bestehende Rechnung/Gutschrift/Storno

Kunde

Netto/Steuer/Brutto

Leistungs-/Rechnungs-/Faelligkeitsdatum

Zahlungsbedingungen

Steuer-Snapshot

Belegbeziehungen

Automatischer Standardablauf

Belegstatus 'ausgegeben' erkennen.

Forderungs-/OPOS-Datensatz erzeugen oder aktualisieren.

Kontierung aus Beleg-/Steuerprofil ableiten.

Steuerzeitpunkt nach Betriebsprofil bestimmen.

Planbare Liquiditaet um Forderung mit Faelligkeit erweitern.

Bankmatching-Kandidaten vorbereiten.

Bei Zahlung OPOS automatisch ganz/teilweise ausgleichen.

Wann der Nutzer eingreift

Nur bei unklarer Kontierung/Sonderfall.

Manuelle Teilzahlungs-/Differenzentscheidung, wenn keine Regel greift.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

OPOS

Journalvorgang

Liquiditaetszufluss geplant

Mahnfaehigkeit

DATEV-/Steuerberaterdaten

Sonder- und Fehlerfaelle

Teilzahlung

Ueberzahlung

Skonto

Ruecklastschrift

Gutschrift

Storno

Waehrungsdifferenz

Zahlung ohne eindeutige Referenz

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Keine Doppelerfassung.

Storno erzeugt Gegenwirkung statt Loeschung.

Restbetrag bei Teilzahlung jederzeit nachvollziehbar.

6. Modul Eingangsbelege & Kreditoren

Zweck

Alle betrieblichen Eingangsrechnungen sollen zentral erfasst, strukturiert, geprueft, kontiert und mit Zahlung/Bank verbunden werden. XML-E-Rechnung hat Vorrang vor OCR; OCR ist Fallback fuer unstrukturierte Belege.

Eingangsdaten

E-Rechnung/XML

PDF/Bild/OCR

Lieferant/IBAN

Rechnungsnummer/-datum

Leistungsdatum

Netto/Steuer/Brutto

Faelligkeit

Bestellung/Lagerbezug optional

Automatischer Standardablauf

Strukturierte Daten lesen bzw. OCR ausfuehren.

Dublette ueber Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Hash pruefen.

Lieferant erkennen/anlegen vorschlagen.

Steuer-/Kosten-/Anlageklassifikation vorschlagen.

Faelligkeit als Verbindlichkeit in Liquiditaet einplanen.

Bankumsatz automatisch zuordnen, wenn vorhanden.

Nach Freigabe/hoher Sicherheit Buchung erzeugen.

Wann der Nutzer eingreift

Neuer unbekannter Lieferant.

Unlesbarer/inkonsistenter Beleg.

Anlage vs. Aufwand nicht sicher.

Abweichende Steuerbehandlung.

Privater Anteil.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Kreditorischer Vorgang

Belegarchiv

Journal

Verbindlichkeit

AfA-Kandidat

Fixkosten-/Vertragskandidat

Sonder- und Fehlerfaelle

Doppelte Rechnung

Gutschrift

Teilrechnung

Reverse Charge/EU

Barbeleg

Fremdwaehrung

Zahlung vor Rechnung

Rechnung ohne Vorsteuerabzug

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Originaldatei unveraendert archiviert.

Jede Buchung auf Originalbeleg rueckfuehrbar.

Dublettenschutz vorhanden.

7. Modul Bank, Zahlungsabgleich & spaetere Zahlungsausloesung

Zweck

Bankdaten sind die reale Geldbewegung. Importierte Umsaetze sollen automatisch gegen Rechnungen, Eingangsbelege, Fixkosten, Privatvorgaenge und bekannte Regeln abgeglichen werden.

Eingangsdaten

api_bankkonten

api_bank_umsatz

Belegzahlungen

IBAN/Gegenpartei

Verwendungszweck

End-to-End-ID

Betrag/Datum/Waehrung

Automatischer Standardablauf

Neue Umsaetze normalisieren und Fingerprint/Dublette pruefen.

Deterministisches Belegmatching zuerst.

Danach Regeln fuer Fixkosten/Lieferanten/Privat/Umbuchung pruefen.

Zahlungsstatus und OPOS aktualisieren.

Journal-/Liquiditaetswirkung ausloesen.

Ungeklaerte Umsaetze in Entscheidungszentrale stellen.

Wann der Nutzer eingreift

Unbekannte Bewegung einmal zuordnen.

Mehrdeutiges Matching.

Echte Zahlungsausloesung muss vom Nutzer autorisiert werden, wenn spaeter Banking-Provider dies unterstuetzt.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Zahlungsausgleich

Bankjournal

Automatikregel optional

Aktualisierter Ist-Kontostand

Sonder- und Fehlerfaelle

Ruecklastschrift

Bankgebuehr

Sammelbuchung

Teilzahlung

Umbuchung zwischen eigenen Konten

Kreditkartenabrechnung

PayPal/Sammelprovider

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Kein Bankumsatz wird doppelt verarbeitet.

Bankbuchung und virtuelle Reservierung werden strikt getrennt.

Zahlungsausloesung nie ohne erforderliche Autorisierung.

8. Modul Virtuelle Finanztoepfe

Zweck

Virtuelle Toepfe teilen reale liquide Mittel intern nach Zweck auf, ohne automatisch echte Bankueberweisungen zu erzeugen. Beispiele: Steuer, Betrieb, Investition, Ruecklage, Privat.

Eingangsdaten

Reale Bank-/Kassenbestaende

Reservierungsregeln

Steuerberechnung

Fixkosten

Investitionsplaene

Nutzerdefinierte Toepfe

Automatischer Standardablauf

Gesamtliquiditaet ermitteln.

Regeln in definierter Prioritaet anwenden.

Steuer-/Fixkosten-/Verbindlichkeitsreserven automatisch aktualisieren.

Freie Liquiditaet als Rest berechnen.

Bei realer Zahlung passende Reservierung abbauen.

Wann der Nutzer eingreift

Einmalige Topfdefinition.

Prioritaet oder Mindestreserve aendern.

Manuelle Zweckreservierung.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Topfsalden

Freie Mittel

Reservierungsverlauf

Warnungen bei Unterdeckung

Sonder- und Fehlerfaelle

Mehrfachreservierung desselben Geldes

Negativer Topf

Umbuchung zwischen Toepfen

Bankkonto nicht gedeckt

Reserve wird durch ungeplante Ausgabe verletzt

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Summe virtueller Zuordnungen darf reale Basis nicht unbemerkt ueberschreiten.

Jede Reservierung hat Herkunft und Zweck.

Virtueller Topf wird nie als echtes Bankkonto dargestellt.

9. Modul Fixkosten & Vertraege

Zweck

Einmal eingerichtete wiederkehrende Kosten sollen automatisch erwartet, in der Liquiditaet reserviert, beim Bankeingang erkannt und verbucht werden.

Eingangsdaten

Lieferant/Empfaenger

Turnus

Faelligkeit/Lastschrifttag

Betrag oder Toleranz

Steuer-/Kostenart

Vertrag

Kuendigungsfrist

Zahlungsquelle

Automatischer Standardablauf

Naechste Faelligkeiten generieren.

Betrag vor Belastung in planbarer Liquiditaet beruecksichtigen.

Bankbewegung gegen Erwartung matchen.

Bei Treffer Zahlung/Buchung automatisch erzeugen.

Abweichung gegen Toleranz pruefen.

Naechsten Termin fortschreiben.

Wiederkehrende unbekannte Bankmuster als neuen Fixkostenkandidaten vorschlagen.

Wann der Nutzer eingreift

Erstanlage/Bestaetigung.

Preisabweichung ausserhalb Toleranz.

Vertragsaenderung/Kuendigung.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Fixkostenkalender

Liquiditaetsreserve

Automatische Buchung

Vertragshistorie

Preisabweichungswarnung

Sonder- und Fehlerfaelle

Monatlich/vierteljaehrlich/jaehrlich

variable Telekomkosten

kostenfreie Monate

Gutschrift

pausierter Vertrag

doppelte Lastschrift

Kuendigung

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Fixkosten wirken vor Bankbelastung in der Planung.

Keine Phantomzahlung ohne echten Bank-/Kassennachweis.

Preisveraenderung bleibt nachvollziehbar.

10. Modul Anlagenverwaltung & AfA

Zweck

Ein Wirtschaftsgut wird einmal angelegt oder aus einem Eingangsbeleg vorgeschlagen. Danach fuehrt InvoMaster die Anlagenakte, den Abschreibungsplan und periodische Buchungen automatisch fort.

Eingangsdaten

Eingangsbeleg/Kaufpreis

Anschaffungsnebenkosten

Anschaffungsdatum/Betriebsbereitschaft

AfA-Master/Index

Betriebsprofil

Finanzierungsart

Nutzung/Privatanteil soweit relevant

Automatischer Standardablauf

Anlagekandidat erkennen.

AfA-Kategorie/Nutzungsdauer vorschlagen.

Steuerliche Behandlung anhand gueltiger Regelversion bestimmen.

Anschaffungskostenbasis berechnen.

Abschreibungsplan erzeugen.

Periodenlaeufe automatisch buchen.

Restbuchwert fortschreiben.

Bei Verkauf/Entnahme/Verschrottung Abgangsprozess starten.

Wann der Nutzer eingreift

Erstklassifikation bei Unsicherheit.

Sonderfaelle wie gemischte Nutzung, nachtraegliche Anschaffungskosten oder ausserplanmaessige Wertminderung.

Abgangsgrund bestaetigen.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Anlagenkarte

AfA-Plan

AfA-Journal

Restbuchwert

Anlagenverzeichnis

Abgangsergebnis

Sonder- und Fehlerfaelle

GWG/Sammelposten soweit im Gueltigkeitszeitraum anwendbar

degressive/lineare Verfahren nach Rechtslage

Sonder-AfA/IAB-Kontext

nachtraegliche Kosten

Teilabgang

Verkauf

Entnahme

Verschrottung

Totalschaden

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

AfA-Berechnung ist reproduzierbar mit Regelversion.

Keine AfA-Buchung doppelt.

Anlage bleibt vom Kauf bis Abgang lueckenlos nachvollziehbar.

11. Modul Kasse & Barvorgaenge

Zweck

Barzahlungen brauchen eine eigene reale Geldquelle. Kasse ist kein virtueller Topf. Ein- und Auszahlungen muessen chronologisch und nachvollziehbar gefuehrt werden.

Eingangsdaten

Kassenbestand

Barbelege

Bareinnahmen

Einlagen/Entnahmen

Kassenkorrekturen nach zulaessigem Verfahren

Automatischer Standardablauf

Barbeleg erfassen/zuordnen.

Kassenbestand fortschreiben.

Buchung erzeugen.

Privat-/Betriebsbezug anwenden.

Tages-/Periodenpruefung ausfuehren.

Wann der Nutzer eingreift

Ungeklaerter Barbeleg.

Kassendifferenz.

Einlage/Entnahme klassifizieren.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Kassenjournal

Kassenbestand

Belegverknuepfung

Pruefhinweise

Sonder- und Fehlerfaelle

Negativer Kassenbestand

fehlender Beleg

Kassendifferenz

Storno

Privatentnahme/-einlage

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Keine stillen Bestandskorrekturen.

Chronologie bleibt erhalten.

Kasse und Bank werden nicht vermischt.

12. Modul Buchungsjournal & Kontierung

Zweck

Das Journal ist die unveraenderbare fachliche Wahrheit des Finanzkerns. Oberflaechen duerfen einfach sein, intern muss jeder Vorgang mit Buchungsherkunft, Periode und Regelversion nachvollziehbar sein.

Eingangsdaten

Geschaeftsereignisse aller Module

Kontenrahmen

Steuerprofile

Betriebsprofil

Kostenstellen/Projekte optional

Automatischer Standardablauf

Event in Buchungsvorschlag uebersetzen.

Validieren, dass Soll/Haben bzw. EÜR-Wirkung fachlich konsistent ist.

Finalisierte Buchung unveraenderbar speichern.

Korrektur nur ueber Storno/Gegenbuchung und Neubuchung.

Periodenstatus pruefen.

Wann der Nutzer eingreift

Manuelle Fachbuchung im Expertenmodus.

Unbekannte Kontierung.

Abschlussbuchung mit Fachfreigabe.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Journal

Buchungssaetze

Steuerbasis

Auswertungsbasis

DATEV-Daten

Sonder- und Fehlerfaelle

Storno

Umbuchung

Periodensperre

Rueckdatierung

Fremdwaehrung

Rundungsdifferenzen

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Keine physische Loeschung finaler Buchungen.

Jede Buchung hat Source-Event und Source-Beleg.

Summen-/Periodenkontrollen vorhanden.

13. Modul Steuern & Steuerreserve

Zweck

Steuern werden fachlich berechnet und zugleich liquiditaetsseitig reserviert. Steuerverbindlichkeit, Steuerprognose und virtueller Steuer-Topf sind getrennte Groessen.

Eingangsdaten

Ausgangs-/Eingangsbelege

Journal

USt-Status

Ist/Soll-Regel

Gewinn-/Ergebnisdaten

Gewerbesteuer-/Koerperschaftsteuer-/ESt-relevante Konfiguration soweit vorhanden

Automatischer Standardablauf

USt/Vorsteuer laufend aggregieren.

Zahllast/Erstattung je Periode ermitteln.

Steuerreserve aus realisierten und planbaren Daten berechnen.

Faelligkeiten in Liquiditaet einplanen.

Grenzen/Statuswechsel ueberwachen.

Meldedaten/Pruefliste vorbereiten.

Wann der Nutzer eingreift

Erstkonfiguration.

Sonderfaelle/steuerliche Wahlrechte.

Finale Freigabe/Abgabe, sofern spaeter technisch angebunden.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Steuerdashboard

Reserve

Periodenwerte

Faelligkeitskalender

Warnungen

Sonder- und Fehlerfaelle

Kleinunternehmerwechsel

Reverse Charge

EU

steuerfreie Umsaetze

Berichtigungen

Erstattungen

Dauerfristverlaengerung

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Keine Vermischung von Reserve und tatsaechlicher Steuerverbindlichkeit.

Regeln sind stichtagsbezogen.

Abweichungen werden erklaerbar dargestellt.

14. Modul Liquiditaetszentrale

Zweck

Die Liquiditaetszentrale zeigt reale Mittel, bereits gebundene Mittel und planbare Zukunft. Gestellte Rechnungen duerfen als konkrete Forderungen einfließen; Angebote und unsichere Auftraege bleiben getrennte Szenarien.

Eingangsdaten

Bank/Kasse

Virtuelle Reserven

OPOS Forderungen

Verbindlichkeiten

Fixkosten

Steuerfaelligkeiten

Personalzahlungen

Darlehen/Leasing

Investitionsplaene

Automatischer Standardablauf

Ist-Liquiditaet aus realen Salden bilden.

Gebundene/reservierte Mittel abziehen.

Faellige und terminierte sichere Zahlungen in Zeitachse einordnen.

Gestellte Rechnungen nach Faelligkeit und Zahlungsstatus einplanen.

7/30/90/365-Tage-Verlauf berechnen.

Unsichere Angebote/Auftraege nur in separater Szenarioebene anzeigen.

Unterdeckungszeitpunkt frueh erkennen.

Wann der Nutzer eingreift

Zahlungstermin manuell korrigieren, wenn vertraglich anders.

Szenarioannahmen aktivieren/deaktivieren.

Investitionsreservierung anlegen.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Ist liquide Mittel

Frei verfuegbar

Planbare Liquiditaet

Unterdeckungswarnung

Cashflow-Zeitachse

Sonder- und Fehlerfaelle

Ueberfaellige Forderung

Teilzahlung

Zahlungsausfall

Fixkostenabweichung

Steuererstattung

ungeplante Grossausgabe

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Angebot wird nie als sichere Liquiditaet ausgegeben.

AfA veraendert Ergebnis, aber nicht direkt Cash.

Jede Zahl im Dashboard ist bis auf Einzelvorgaenge aufloesbar.

15. Modul Privatvorgaenge & Eigenbereich

Zweck

Bei Personenunternehmen werden private Entnahmen/Einlagen und gemischte Vorgänge fachlich getrennt. Kapitalgesellschaften erhalten keine unzulaessige 'Privatentnahme'-Schaltflaeche.

Eingangsdaten

Betriebsprofil/Rechtsform

Bankumsatz

Kasse

Beleg

Nutzerregel

Automatischer Standardablauf

Zulaessige Kategorien nach Rechtsform anbieten.

Bekannte Eigenueberweisungen erkennen.

Buchhalterische Behandlung anwenden.

Liquiditaetswirkung aktualisieren.

Regel fuer kuenftige eindeutige Faelle speichern.

Wann der Nutzer eingreift

Erste Zuordnung.

Gemischte Nutzung.

Gesellschafter-/Verrechnungskonto-Sonderfall.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Privat-/Eigenkapitalbuchung

Regel

Liquiditaetswirkung

Sonder- und Fehlerfaelle

Privatanteil

Einlage

Entnahme

Gesellschafterdarlehen

verdeckte/unklare Sachverhalte -> Fachpruefung

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Rechtsform verhindert falsche Optionen.

Keine automatische zweite Geldbewegung bei bereits vorhandenem Bankumsatz.

16. Modul Darlehen, Leasing & Finanzierung

Zweck

Finanzierungen werden nicht als einfache Fixkosten behandelt. Tilgung, Zins, Gebuehr und ggf. Anlagenbezug muessen getrennt werden.

Eingangsdaten

Vertrag

Auszahlungsbetrag

Ratenplan

Zins

Gebuehren

Restschuld

Bankbewegungen

Anlagebezug

Automatischer Standardablauf

Ratenplan erzeugen.

Kommende Raten in Liquiditaet einplanen.

Bankabbuchung matchen.

Rate in fachliche Komponenten aufteilen.

Restschuld fortschreiben.

Abweichungen erkennen.

Wann der Nutzer eingreift

Vertragsanlage.

Variable Zinsen/Sondertilgung.

Leasing-Sonderbehandlung fachlich bestaetigen.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Finanzierungsakte

Restschuld

Zins-/Tilgungsaufteilung

Liquiditaetsplan

Sonder- und Fehlerfaelle

Sondertilgung

Ratenpause

Schlussrate

Ablösung

Zinsanpassung

Leasingrueckgabe

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Tilgung und Aufwand werden nicht verwechselt.

Restschuld stimmt mit Ratenhistorie ueberein.

17. Modul Lager, Einkauf & Inventur

Zweck

Das bestehende Lager wird mit Einkauf und Buchhaltung verbunden. Die konkrete Bewertungs- und Abschlusslogik haengt vom Betriebsprofil ab und muss fachlich freigegeben werden.

Eingangsdaten

Lagerartikel/-varianten

Lagerbewegungen

Lieferanten

Reservierungen

Eingangsbelege

Ausgangsbelege

Automatischer Standardablauf

Wareneingang mit Eingangsbeleg verbinden.

Verbrauch/Abgang aus Auftrag/Beleg referenzieren.

Bestandsdifferenzen sichtbar machen.

Inventurstichtag unterstuetzen.

Bewertungs-/Abschlussdaten fuer Voll-Modus bereitstellen.

Wann der Nutzer eingreift

Inventurdifferenz bestaetigen.

Bewertungs-Sonderfall.

Ungeklaerte Lagerbewegung.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Bestandsnachweis

Inventurliste

Finanz-/Abschlussdaten

Deckungsbeitragsbasis

Sonder- und Fehlerfaelle

Schwund

Bruch

Eigenverbrauch

Retouren

negative Bestaende

Inventurdifferenz

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Lagerbewegung ist auf Quelle rueckfuehrbar.

Keine automatische Bilanzbewertung ohne freigegebene Bewertungsregel.

18. Modul Personalaufwand & Lohnschnittstelle

Zweck

InvoMaster soll vorhandene Mitarbeiter-/Arbeitszeitdaten kaufmaennisch nutzbar machen. Eine vollstaendige Lohnabrechnung ist nur dann Bestandteil, wenn sie fachlich und technisch separat spezifiziert wird; ansonsten werden Lohnwerte aus einem Lohnsystem uebernommen.

Eingangsdaten

Mitarbeiterstammdaten

Gehalt/Stundenlohn

Arbeitszeit

Abwesenheit

Auslagen/Reisekosten

Lohnabrechnungsdaten extern/integriert

Automatischer Standardablauf

Monatliche erwartete Personalauszahlung fuer Liquiditaet planen.

Ist-Zahlungen matchen.

Personalkosten/Arbeitgeberkosten aus freigegebenen Abrechnungsdaten buchen.

Auftragsbezogene Zeit/Kosten fuer Kalkulation bereitstellen.

Wann der Nutzer eingreift

Abweichende Auszahlung.

Vorschuss/Auslage.

Lohnabrechnungs-Sonderfall.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Personalkosten

Liquiditaetsfaelligkeit

Kostenstellen-/Auftragsdaten

Sonder- und Fehlerfaelle

Vorschuss

Sachbezug

Erstattung

Krankheit/Erstattung

Ein-/Austritt untermonatlich

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Keine steuer-/SV-relevante Lohnberechnung ohne freigegebenes Lohnfachkonzept.

Zahlung und Aufwand fachlich getrennt nachvollziehbar.

19. Modul Fahrzeuge

Zweck

Fahrzeuge verbinden Anlage/Leasing, laufende Kosten, Versicherungen, Steuer, Kraftstoff, Reparaturen und ggf. Privatnutzung.

Eingangsdaten

Fahrzeugstamm

Kauf/Leasing

AfA

Versicherung

Kfz-Steuer

Kraftstoff

Werkstattbelege

Fahrtenbuch/Privatnutzung optional

Automatischer Standardablauf

Fahrzeugbezogene Belege automatisch zuordnen.

Fixkosten und laufende Kosten aggregieren.

AfA/Finanzierung verknuepfen.

Gesamtkosten pro Fahrzeug auswerten.

Privatnutzungs-Sonderfall nach freigegebener Methode behandeln.

Wann der Nutzer eingreift

Erstanlage.

Privatnutzungsmethode.

Fahrzeugwechsel/Verkauf.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Fahrzeugkostenakte

TCO-Auswertung

AfA-/Leasingverknuepfung

Liquiditaetsplanung

Sonder- und Fehlerfaelle

Unfall/Versicherungserstattung

Verkauf

Totalschaden

gemischte Nutzung

Leasingrueckgabe

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Keine pauschale Privatnutzungslogik ohne Betriebsprofil/Fachregel.

Alle Fahrzeugkosten sind belegbezogen.

20. Modul Kostenstellen, Projekte & Nachkalkulation

Zweck

Finanzdaten sollen nicht nur steuerlich, sondern auch betriebswirtschaftlich auswertbar sein. Auftraege, Mitarbeiterzeiten und Material koennen Kostenstellen/Projekten zugeordnet werden.

Eingangsdaten

Auftrag

Rechnung

Material

Arbeitszeit

Eingangsbeleg

Gemeinkostenregeln

Automatischer Standardablauf

Direkte Kosten automatisch Auftrag/Projekt zuordnen.

Umsaetze aus Ausgangsbelegen zuordnen.

Deckungsbeitrag/Nachkalkulation berechnen.

Gemeinkosten nur nach expliziter Verteilregel einbeziehen.

Wann der Nutzer eingreift

Neue Kostenstelle.

Unklare Gemeinkostenverteilung.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Auftragsergebnis

Kostenstellenbericht

Deckungsbeitrag

Abweichungsanalyse

Sonder- und Fehlerfaelle

Teilauftraege

Nachtraege

Storno

Gemeinkosten

mehrere Kostenstellen pro Beleg

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Steuerbuchung bleibt von Managementauswertung trennbar.

Verteilregeln sind transparent.

21. Modul Controlling & Geschaeftsfuehrungs-Dashboard

Zweck

Das Dashboard uebersetzt Buchhaltungsdaten in unternehmerische Informationen und zeigt nicht nur Kontostaende.

Eingangsdaten

Journal

OPOS

Liquiditaet

Fixkosten

Steuern

Anlagen

Personal

Auftraege/Kostenstellen

Automatischer Standardablauf

Kennzahlen periodisch aktualisieren.

Abweichungen und Trends erkennen.

Drill-down bis zum Beleg ermoeglichen.

Warnungen priorisieren.

Wann der Nutzer eingreift

Zielwerte/Budgets.

Interpretation besonderer Einmaleffekte.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Umsatz/Kosten/Ergebnis

Cashflow

Fixkostenquote

Forderungslaufzeit

Verbindlichkeiten

Steuerreserve

Investitionen

Deckungsbeitraege

Sonder- und Fehlerfaelle

Sondereffekte

Periodenvergleich bei Strukturwechsel

unvollstaendige Daten

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Jede Kennzahl hat Definition.

Keine Vermischung von Cash und Ergebnis.

Drill-down nachvollziehbar.

22. Modul Monatsabschluss

Zweck

Der Monatsabschluss ist ein automatisierter Kontrolllauf. In einfachen Betrieben kann er weitgehend unsichtbar laufen; im Voll-Modus gibt es eine explizite Pruef-/Sperrlogik.

Eingangsdaten

Journal

Bank/Kasse

OPOS

Eingangsbelege

AfA

Steuern

Lager soweit relevant

Automatischer Standardablauf

Ungeklaerte Bankbewegungen suchen.

Fehlende/ungepruefte Belege melden.

OPOS-/Bankabgleich pruefen.

AfA-Lauf pruefen.

Steuerperiode aggregieren.

Plausibilitaetschecks ausfuehren.

Periode nach Freigabe sperren.

Wann der Nutzer eingreift

Nur verbleibende Konflikte.

Expertenfreigabe fuer Sperre im Voll-Modus.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Monatsstatus

Pruefprotokoll

gesperrte Periode

Steuer-/Controllingbasis

Sonder- und Fehlerfaelle

Spaet eintreffender Beleg

Rueckdatierung

Korrektur nach Sperre

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Sperre verhindert stilles Umschreiben.

Korrekturen bleiben als neue Buchungen nachvollziehbar.

23. Modul Jahresabschluss / EÜR-Jahreswechsel

Zweck

Der Jahreswechsel fuehrt alle Jahresprozesse zusammen. InvoMaster bereitet den Abschluss fachlich vor; gesetzlich oder berufsrechtlich vorbehaltene Taetigkeiten werden nicht als 'automatisch gepruefter Jahresabschluss' behauptet.

Eingangsdaten

Jahresjournal

Anlagen

OPOS

Inventur

Steuern

Bank/Kasse

Privat/Eigenkapital

Abschlusskonfiguration

Automatischer Standardablauf

Jahrespruefliste generieren.

Offene Perioden/Belege/Bankbewegungen finden.

AfA-Jahresvollstaendigkeit pruefen.

Inventur/Bestand einbeziehen, falls erforderlich.

EÜR- oder Bilanzpfad nach Betriebsprofil anwenden.

Uebergabepaket fuer Steuerberater erzeugen.

Neues Jahr mit fortzufuehrenden Salden/Anlagen/Vertraegen starten.

Wann der Nutzer eingreift

Abschlussbuchungen/Wahlrechte.

Inventurbewertung.

Steuerberaterkorrekturen.

Fachfreigabe.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Jahrespaket

Anlagenverzeichnis

OPOS-Liste

Journal/DATEV

Pruefprotokoll

Fortschreibung Folgejahr

Sonder- und Fehlerfaelle

Nachbuchung

Rueckstellung/Abgrenzung im Voll-Modus

Wertberichtigung

Bestandsbewertung

Statuswechsel zum Jahreswechsel

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Jahreswechsel verliert keine Historie.

Folgejahr startet mit korrekten offenen Vorgaengen und Anlagen.

Fachlich offene Punkte werden klar gekennzeichnet.

24. Modul Steuerberater & DATEV

Zweck

Der bestehende Steuerberaterzugang wird zur Pruef- und Uebergabeschnittstelle des Finanzkerns erweitert.

Eingangsdaten

Journal

Belege

OPOS

Anlagen

Steuerperioden

Kostenstellen

Exportkonfiguration

Automatischer Standardablauf

Zeitraum pruefen.

Exportdatensatz erzeugen.

Belege referenzieren.

Hash/Exporthistorie speichern.

Steuerberaterzugriff protokollieren.

Rueckmeldungen/Korrekturen als nachvollziehbare Folgeprozesse behandeln.

Wann der Nutzer eingreift

Exportfreigabe.

Korrektur aus Steuerberaterpruefung.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

DATEV-/Pruefexport

Exporthistorie

Zugriffslog

Korrekturworkflow

Sonder- und Fehlerfaelle

Mehrfache Exporte

Korrekturexport

gesperrte Perioden

fehlende Belege

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Export ist reproduzierbar.

Exportierte Buchungen sind identifizierbar.

Korrektur veraendert Historie nicht still.

25. Modul E-Rechnung Eingang/Ausgang

Zweck

Die vorhandene E-Rechnungsfunktion wird zum durchgaengigen Prozess erweitert: Erzeugen, Empfangen, Validieren, Verarbeiten und Originalaufbewahrung.

Eingangsdaten

Ausgangsrechnung

Eingangs-XML

EN-16931-konforme Formate

Empfaenger-/Endpointdaten

Archiv

Automatischer Standardablauf

Ausgangsformat anhand Empfaenger/Regel erzeugen.

Strukturierten Originalteil unveraendert archivieren.

Eingangsrechnung maschinell lesen.

Pflicht-/Plausibilitaetspruefung.

Direkt an Eingangsbeleg-/Buchungsprozess uebergeben.

Wann der Nutzer eingreift

Validierungsfehler.

Unbekannter Sonderfall.

Abweichung zwischen Visualisierung und strukturierten Daten.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

E-Rechnungsarchiv

Validierungsstatus

Buchungskandidat

Versand-/Empfangsnachweis

Sonder- und Fehlerfaelle

Kleinbetrag

B2C

Kleinunternehmer-Ausgang

Uebergangsregel

Gutschrift/Storno

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Strukturierter Originalteil bleibt erhalten.

Empfang ist unabhaengig davon moeglich, ob eigene Ausstellungspflicht besteht.

26. Modul Entscheidungszentrale

Zweck

Die Entscheidungszentrale ist die einzige Stelle, an der der Unternehmer regelmaessig eingreifen soll. Sie zeigt nur Faelle, die InvoMaster nicht sicher selbst erledigen kann.

Eingangsdaten

Konflikte aller Module

Vorschlaege

Fristen

fehlende Pflichtangaben

Automatischer Standardablauf

Faelle nach Risiko/Faelligkeit priorisieren.

In Geschaeftssprache formulieren.

Maximal notwendige Auswahl anbieten.

Bestaetigung sofort in Folgeprozess ausfuehren.

Optional Lernregel erzeugen.

Erledigten Fall archivieren.

Wann der Nutzer eingreift

Genau hier - und nur bei echter Unsicherheit.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Entscheidung

Regel

Folgebuchung/-prozess

Auditlog

Sonder- und Fehlerfaelle

Mehrfachkonflikt

Entscheidung hat steuerliche Tragweite

Nutzer widerruft Entscheidung

Regel spaeter geaendert

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Keine Fachsprache erzwingen.

Jede Entscheidung zeigt Auswirkung vor Bestaetigung.

Einmal bestaetigte Wiederholfaelle werden bei ausreichender Sicherheit automatisiert.

27. Modul Fristen, Scheduler & Hintergrundlaeufe

Zweck

Automatik darf nicht davon abhaengen, dass ein Nutzer ein Modul oeffnet. Zeitabhaengige Prozesse laufen zentral und idempotent.

Eingangsdaten

Faelligkeiten

Perioden

Vertraege

AfA-Plaene

Mahnwesen

Steuern

Fixkosten

Automatischer Standardablauf

Faellige Jobs ermitteln.

Job mit eindeutiger Lauf-ID starten.

Idempotenz pruefen.

Event erzeugen.

Ergebnis protokollieren.

Fehler mit Wiederholstrategie behandeln.

Bei fachlichem Konflikt Entscheidung statt Endlosschleife erzeugen.

Wann der Nutzer eingreift

Nur bei dauerhaftem Fehler oder fachlicher Entscheidung.

Ergebnisse / erzeugte Wirkungen

Joblog

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naechste Ausfuehrung

Sonder- und Fehlerfaelle

Serverausfall

doppelter Lauf

Zeitzone

Sommerzeit

nachgeholter Monatslauf

Schnittstellen zu anderen Modulen

Abnahmekriterien

Doppellauf erzeugt keine Doppelbuchung.

Verpasster Lauf wird nachgeholt.

Technikfehler und Fachkonflikt sind getrennt.

28. Rechts-/Steuerregel-Engine und Versionierung

Steuerliche Grenzwerte, Verfahren und Pflichtangaben koennen sich aendern. InvoMaster benoetigt deshalb versionierte Regelstammdaten mit Gueltig-von/Gueltig-bis, Rechtsquelle, Regeltyp, Parameter und Migrationshinweis.

Aktueller Referenzstand fuer die Fachpruefung 2026: § 19 UStG nennt fuer die Kleinunternehmerregelung 25.000 EUR Vorjahresumsatz und 100.000 EUR laufendes Jahr. § 141 AO und § 241a HGB arbeiten derzeit mit 800.000 EUR Umsatz und 80.000 EUR Gewinn/Jahresueberschuss fuer die dort geregelten Buchfuehrungsschwellen. Diese Werte duerfen nicht als ewige Konstanten in Anwendungslogik eingebrannt werden.

29. Datenmodell - fachliche Kernobjekte (SOLL)

Die finalen Tabellennamen und Spalten werden erst nach Fachfreigabe festgelegt. Verbindlich ist dagegen die fachliche Trennung der Objekte.

30. Liquiditaetsmodell im Detail

30.1 Begriffe

30.2 Forderungswahrscheinlichkeit

Eine gestellte Rechnung ist eine konkrete Forderung und wird grundsaetzlich nach Faelligkeit eingeplant. Bei Ueberfaelligkeit darf InvoMaster sie nicht kommentarlos weiter als sicheren Eingang am naechsten Tag behandeln. Stattdessen wird sie als ueberfaellig markiert; fuer Szenarien kann eine historische Zahlungswahrscheinlichkeit verwendet werden, die jedoch sichtbar von der sicheren Basis getrennt bleibt.

30.3 Vermeidung von Doppelzaehlung

Wenn eine Fixkostenfaelligkeit bereits als Verbindlichkeit aus einem Eingangsbeleg vorliegt, darf sie nicht ein zweites Mal als Fixkostenplan abgezogen werden.

Wenn eine Rechnung bezahlt wurde, wird die geplante Forderung durch den realen Bankzufluss ersetzt.

Steuerreserve bindet Geld; die spaetere Steuerzahlung reduziert Bank und Reserve gleichzeitig, nicht zweimal die freie Liquiditaet.

AfA ist Aufwand/Ergebniswirkung, aber keine Auszahlung in der AfA-Periode.

Tilgung ist Auszahlung, aber nicht automatisch Aufwand; Zins/Gebuehren werden separat behandelt.

30.4 Zeitachsen

31. Kleinunternehmer-/Einfachpfad

Der Einfachpfad reduziert Bedienung, nicht fachliche Sorgfalt. 'Kleinunternehmer' betrifft die Umsatzsteuer und ist nicht gleichbedeutend mit 'Kleingewerbe'. InvoMaster muss die Begriffe in der UI erklaeren und intern getrennt modellieren.

Beim Setup USt-Kleinunternehmerstatus und Gewinnermittlungsart getrennt erfassen.

Ausgangsrechnungen ohne normalen USt-Ausweis nach gueltiger Regel erstellen.

Eingangsbelege erfassen, aber Vorsteuer nicht wie bei Regelbesteuerung abziehen.

Einnahmen/Ausgaben fuer EÜR-Pfad nach gueltiger Fachlogik verarbeiten.

Umsatzgrenzen laufend ueberwachen und frueh warnen.

Beim Statuswechsel Stichtag setzen und neue Rechnungs-/Steuerregeln aktivieren; Historie bleibt unveraendert.

E-Rechnungen empfangen und verarbeiten koennen, auch wenn fuer eigene Ausgangsleistungen eine Ausnahme von der Ausstellungspflicht greift.

31.1 Benutzeroberflaeche

Der Nutzer sieht Einnahmen, Ausgaben, Bank, Steuerstatus, offene Rechnungen, Fixkosten, Anlagen, Liquiditaet und Entscheidungen. Kontenrahmen und Buchungssaetze sind standardmaessig eingeklappt.

32. Voller Gewerbe-/Bilanzpfad

Debitoren/Kreditoren und OPOS konsequent fuehren.

Journal nach Perioden und Konten fuehren.

Forderungen/Verbindlichkeiten unabhaengig vom Zahlungszeitpunkt abbilden.

Anlagevermoegen und AfA integrieren.

Lager/Inventur und Bewertungsdaten fuer Abschluss bereitstellen.

Abgrenzungs-, Rueckstellungs-, Wertberichtigungs- und Abschlussfaelle als Experten-/Fachprozesse vorsehen.

Bilanz/GuV-nahe Auswertungen aus Journal erzeugen; gesetzlicher Jahresabschluss bleibt fachlich zu pruefen.

Periodensperren, Korrekturbuchungen und Abschlussjournal erzwingen.

Kapitalgesellschaften erhalten zusaetzliche Abschluss-/Eigenkapital-/Gesellschafterlogik. Eine GmbH darf nicht wie ein Einzelunternehmen behandelt werden.

33. Durchgaengige Beispielszenarien

A - Kundenrechnung 5.950 EUR

Rechnung wird ausgegeben -> Forderung/OPOS entsteht -> planbare Liquiditaet zeigt Eingang zum Faelligkeitsdatum -> Bankimport findet 5.950 EUR mit Referenz -> Match -> Zahlung -> OPOS geschlossen -> Journal/Steuerstatus aktualisiert -> Mahnwesen stoppt -> reale Liquiditaet ersetzt geplanten Eingang.

B - Telekom-Fixkosten

Erste Rechnung/Abbuchung wird als Telekommunikation + Fixkosten bestaetigt -> Regel gespeichert -> naechster Monat wird vorab in Liquiditaet reserviert -> Bankbelastung erkannt -> automatisch gebucht -> Preisabweichung innerhalb Toleranz akzeptiert -> naechster Termin geplant.

C - Laptop

Eingangsbeleg erkannt -> Produkt/Lieferant deutet Anlage an -> AfA-Index liefert Vorschlag -> Nutzer bestaetigt einmal -> Anlage und AfA-Plan entstehen -> Kaufzahlung wirkt auf Cash -> AfA-Laeufe wirken auf Ergebnis, nicht Cash -> Verkauf spaeter fuehrt Abgang und Ergebniswirkung aus.

D - Privatentnahme Einzelunternehmen

Bankumsatz an bekanntes Privatkonto -> InvoMaster schlaegt Privatentnahme vor -> Nutzer bestaetigt -> Buchung/Regel -> kuenftige eindeutige Eigenueberweisungen automatisch; keine zweite Bankueberweisung wird erzeugt.

E - Unbekannte Amazon-Abbuchung

Kein eindeutiger Beleg -> Entscheidungszentrale fragt in Geschaeftssprache -> Nutzer waehlt z.B. Werkzeug und ordnet Beleg zu -> Regel kann fuer spezifische Kombination gespeichert werden; nicht pauschal alle Amazon-Zahlungen als Werkzeug.

F - Ueberfaellige Forderung

Faelligkeit verstreicht -> Liquiditaet markiert geplanten Eingang als ueberfaellig statt ihn still weiterzuschieben -> Mahnwesen wird nach Konfiguration aktiv -> Zahlung spaeter schliesst Restforderung.

G - Steuerzahlung

Laufende Geschaeftsvorfaelle speisen Steuerberechnung/Reserve -> Faelligkeit erscheint in Liquiditaet -> echte Zahlung reduziert Bank und Steuerreserve -> keine Doppelbelastung.

H - Darlehen fuer Fahrzeug

Fahrzeuganlage und Finanzierung werden getrennt angelegt -> Auszahlung/Kauf/Anlagezugang -> Rate wird in Zins/Tilgung aufgeteilt -> AfA laeuft unabhaengig von Tilgung -> Liquiditaet beruecksichtigt Rate.

34. Ausnahme- und Sonderfallkatalog

Dieser Abschnitt ist Teil des ausführlichen InvoMaster-Finanzhandbuchs.

35. GoBD-/Audit-/Archivprinzipien

Finalisierte Buchungen werden nicht physisch geloescht oder ueberschrieben; Korrekturen erfolgen nachvollziehbar.

Originalbelege werden unveraendert erhalten; Bearbeitungs-/Darstellungsdaten werden separat gespeichert.

Jeder Automatismus speichert Quelle, Regelversion, Zeitpunkt, Ergebnis und ggf. Confidence.

Manuelle Aenderungen speichern Benutzer, Zeitpunkt, Alt-/Neuwert bzw. Korrekturbezug.

Exporte sind reproduzierbar und erhalten Zeitraum, Hash, enthaltene Buchungs-/Beleg-IDs.

Technische Logs und fachliche Audit-Historie werden getrennt.

Verfahrensdokumentation muss die realen Prozesse und Systemversionen abbilden.

36. Nichtfunktionale Anforderungen

Dieser Abschnitt ist Teil des ausführlichen InvoMaster-Finanzhandbuchs.

Tabellarische Fachdetails aus dem Konzept