Buchhaltung - kompletter Ablauf
Firmendaten vollständig erfassen.
Steuerdaten und Rechnungsangaben prüfen.
Nummernkreise festlegen.
Bankkonten anbinden oder für Import vorbereiten.
Buchhaltung -> Konten-Setup einmal bestätigen.
Bei Barverkehr eine Kasse mit tatsächlichem Anfangsbestand anlegen.
Fixkosten und bekannte Verträge einmal erfassen.
Virtuelle Reservetöpfe prüfen.
Was erledigt InvoMaster danach automatisch?
- Erzeugt Standard-Kontenmapping passend zu SKR03/SKR04-Konfiguration.
- Bereitet OPOS, Steuerperioden, virtuelle Töpfe und Scheduler vor.
- Nimmt neue Geschäftsvorfälle von Beginn an in Event-, Journal- und Audit-Historie auf.
Was passiert kaufmännisch / steuerlich im Hintergrund?
Eine Neugründung beginnt fachlich mit Null- oder echten Eröffnungsbeständen. Alte Umsätze dürfen nicht erfunden werden. Der
erste echte Beleg wird normal verarbeitet.
Praxisbeispiel
Betrieb startet am 01.09.2026. Geschäftskonto 5.000 EUR Einlage. Die Einlage ist kein Umsatz; InvoMaster muss sie als
Eigen-/Finanzierungsbewegung behandeln und nicht als Einnahme aus Kundenleistung.
Sonderfälle, die man kennen muss
- Einlage mit Umsatz verwechselt.
- Kassenanfangsbestand ohne Herkunft.
- Nummernkreis startet doppelt.
- Bankkonto enthält bereits alte betriebliche Bewegungen, obwohl Start als Neugründung gewählt wurde.
Woran erkennt man, dass der Vorgang erledigt ist?
- Eröffnungswerte stimmen mit Bank/Kasse.
- Erste Rechnung erhält korrekte Nummer.
- Finanzcenter zeigt reale Liquidität statt Fantasieumsatz.
7. Bestehenden Betrieb übernehmen / Umzug
Was bedeutet dieser Bereich?
Ein bestehender Betrieb darf beim Wechsel zu InvoMaster nicht „neu erfunden“ werden. Historische Rechnungen sind
Geschichte; offene Forderungen bleiben offen; Anlagen haben bereits AfA; Bank/Kasse haben echte Stichtagssalden. Der
Umzugsassistent trennt deshalb Historie, offene Posten und Eröffnungsstände.
Wo findet der Nutzer das in InvoMaster?
Ersteinrichtung -> „Bestehenden Betrieb übernehmen“ -> finanz_migration.php -> Quelle/Datei/Mapping ->
Prüfung -> Übernahme.
Was muss der Nutzer tun?
Stichtag festlegen.
Altsystem auswählen (z. B. Lexware, orgaMAX, CSV).
Kunden, Lieferanten, Artikel und historische Belege importieren.
Offene Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag prüfen.
Bank- und Kassenstände abstimmen.
Anlagen mit Anschaffungskosten, bisheriger AfA und Restbuchwert übernehmen.
Fixkosten, Finanzierungen, Lager und Nummernkreise kontrollieren.
Prüfbericht ohne Fehler abschließen und erst dann übernehmen.
Was erledigt InvoMaster danach automatisch?
- Speichert Originalquelle/Hash und Mapping.
- Markiert historische Belege als Migration, damit kein neuer Umsatz entsteht.
- Übernimmt OPOS als echte offene Forderungen/Verbindlichkeiten.
- Übernimmt Anlagen mit bisheriger AfA statt neu bei Null zu starten.
- Legt Eröffnungsstände als eigene fachliche Ereignisse an.
- Verhindert identischen Doppelimport über Datei-/Importlog.
Was passiert kaufmännisch / steuerlich im Hintergrund?
Der Stichtag ist die Trennlinie: bis dahin gehört die Vergangenheit zum Altsystem bzw. zur Migration; ab dann übernimmt
InvoMaster die laufende Verarbeitung. Unterjähriger Wechsel ist möglich, verlangt aber mehr Abstimmung als ein Wechsel zum
Jahresbeginn.
Praxisbeispiel
Am 01.09.2026 sind aus Lexware noch 3 Kundenrechnungen über 4.800 EUR offen. Sie werden als historische Belege plus offene
Posten übernommen. Wenn im September 1.190 EUR eingehen, gleicht InvoMaster den alten OPOS aus - ohne eine neue
September-Rechnung zu erzeugen.
Sonderfälle, die man kennen muss
- Historische Rechnung versehentlich als neue Rechnung erzeugt.
- Restbuchwert einer Anlage stimmt nicht mit Altsystem.
- Offene Forderung wurde sowohl als Beleg als auch Eröffnungsstand doppelt übernommen.
- Nummernkreis springt zurück.
Woran erkennt man, dass der Vorgang erledigt ist?
- Importbericht ist plausibel.
- Historische Belege sind als solche erkennbar.
- Summe offene Forderungen/Verbindlichkeiten stimmt zum Stichtag.
- Anlagen-Restbuchwerte stimmen.
- Nächste Rechnungsnummer setzt korrekt fort.
8. Kontenrahmen und Konten-Mapping - ohne Buchhalterdeutsch
Was bedeutet dieser Bereich?
InvoMaster braucht im Hintergrund Konten, damit DATEV, Journal und Abschluss nachvollziehbar sind. Der normale Nutzer soll
aber nicht bei jeder Rechnung ein Soll-/Haben-Konto wählen. Deshalb werden fachliche Funktionen wie „Forderungen“, „Bank“,
„Vorsteuer 19 %“ oder „AfA-Aufwand“ einmal auf Konten gemappt.
Wo findet der Nutzer das in InvoMaster?
Buchhaltung / Finanzprofil -> finanz_konten_setup.php bzw. Konten-Setup.
Was muss der Nutzer tun?
Vorgeschlagenen Kontenrahmen prüfen.
Standardkonten einmal bestätigen.
Abweichungen nur ändern, wenn Steuerberater/Kontenplan das verlangt.
Nach einem Wechsel des Kontenrahmens keine historischen Buchungen rückwirkend umschreiben.
Was erledigt InvoMaster danach automatisch?
- Benutzt bestätigte Mapping-Keys für automatische Journalbuchungen.
- Stoppt sichere Automatik, wenn ein erforderliches Konto nicht bestätigt ist.
- Verwendet dieselben Konten für DATEV-Export und Abschlussauswertungen.
Was passiert kaufmännisch / steuerlich im Hintergrund?
Die Benutzeroberfläche arbeitet mit Begriffen; der Finanzkern arbeitet mit Konten. Das verhindert, dass der Unternehmer ständig
Buchungssätze kennen muss.
Praxisbeispiel
Der Nutzer bestätigt einmal „Forderungen = 1200“ (SKR03-Beispiel). Jede normale Kundenrechnung kann danach dieses Mapping
verwenden, ohne erneut zu fragen.
Sonderfälle, die man kennen muss
- Steuerberater verwendet individuellen Kontenplan.
- Kontenrahmen wird geändert.
- Ein Sonderfall braucht ein anderes Erlöskonto.
- Falsches Konto wurde bestätigt - Korrektur muss nachvollziehbar erfolgen.
Woran erkennt man, dass der Vorgang erledigt ist?
- Alle Pflicht-Mappings stehen auf bestätigt.
- Keine Finanzevents bleiben wegen fehlender Konten hängen.
- DATEV-Export enthält fachlich abgestimmte Konten.
9. Vom Angebot zur Rechnung - was noch keine Buchhaltung und
was schon Buchhaltung ist
Was bedeutet dieser Bereich?
Ein Angebot ist zunächst eine Absicht bzw. ein möglicher Auftrag. Es ist weder Geld noch eine sichere Forderung. Eine
verbindlich ausgegebene Rechnung dagegen erzeugt einen kaufmännischen Vorgang. InvoMaster trennt diese Ebenen, damit
Liquidität und Steuer nicht mit Wunschumsätzen aufgebläht werden.
Wo findet der Nutzer das in InvoMaster?
Module Angebot / Auftrag / Rechnung -> Rechnung ausgeben.
Was muss der Nutzer tun?
Kunde und Leistungen erfassen.
Angebot erstellen und ggf. in Auftrag/Rechnung überführen.
Rechnung inhaltlich prüfen.
Rechnung verbindlich ausgeben/versenden.
Was erledigt InvoMaster danach automatisch?
- Erzeugt bei Ausgabe ein Finanzereignis.
- Legt/aktualisiert den offenen Posten.
- Übernimmt Rechnungsbetrag und Fälligkeit in die planbare Liquidität.
- Erzeugt abhängig vom Betriebsprofil Journal-/EÜR-/USt-Wirkungen.
- Macht die Rechnung für Bankmatching und Mahnwesen auffindbar.
Was passiert kaufmännisch / steuerlich im Hintergrund?
Ein Entwurf darf keine endgültige Buchung auslösen. Erst die verbindliche Ausgabe ist die fachliche Schwelle. Ein Angebot
bleibt als Szenario getrennt von der planbaren Liquidität.
Praxisbeispiel
Angebot 10.000 EUR wird nicht in „sicher verfügbare Liquidität“ gerechnet. Erst die später ausgestellte Rechnung über 5.950 EUR
erzeugt eine Forderung mit Fälligkeitsdatum.
Sonderfälle, die man kennen muss
- Rechnung wird mehrfach als PDF geöffnet - darf keine Doppelbuchung erzeugen.
- Abschlags-/Schlussrechnung.
- Gutschrift und Storno.
- Rechnung nachträglich korrigiert.
Woran erkennt man, dass der Vorgang erledigt ist?
- OPOS existiert genau einmal.
- Rechnung ist als ausgegeben markiert.
- Steuer-/Journalereignis wurde höchstens einmal erzeugt.
InvoMaster-Systemanleitung zu diesem Bereich
Die folgenden Bedienseiten stammen aus der vorhandenen InvoMaster-Anleitung. Sie ergänzen die fachliche
BWL-/Steuererklärung um die konkrete Bedienung des Systems.
Systemseite: Kundenverwaltung
Übersicht
Die Kundenverwaltung ist die zentrale Stelle für Endkunden. Von einem Kundenprofil aus stehen Stammdaten sowie die
zugehörigen Rechnungen, Angebote, Mahnungen, Lieferscheine, E-Mails und Protokolle zur Verfügung.
Kunden anlegen und bearbeiten
Erfasst werden unter anderem Anrede, Firma, Kostenstelle, Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, E-Mail,
Telefon und Umsatzsteuer-ID. Pflichtfelder sind in der Oberfläche gekennzeichnet.
E-Rechnung
Für E-Rechnungen können Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID, elektronische Adresse, Adress-Scheme und Steuerkategorie
gepflegt werden.
Kundenprofil
Im Kundenprofil können direkt neue Rechnungen, Angebote und Mahnungen gestartet werden. Bestehende Belege lassen sich
öffnen bzw. als PDF aufrufen.
Über „E-Mail senden“ kann der Kunde direkt aus dem Kundenprofil angeschrieben und ein vorhandenes Template verwendet
werden.
E-Rechnungs-Export
Der E-Rechnungs-Export bietet Zeitraum-, Kunden-, Belegtyp-, Status-, Rechnungsnummer- und Betragsfilter. XML-Dateien
können einzeln bzw. gesammelt und Daten zusätzlich als CSV ausgegeben werden.
Löschen
Das endgültige Löschen eines Kunden ist als bewusste Bestätigungsaktion ausgeführt. Vor dem Löschen prüfen, ob der
Datensatz aus rechtlichen oder betrieblichen Gründen weiterhin benötigt wird.
Bereiche der Oberfläche
Im aktuellen Bereich finden sich – abhängig von Datenbestand, Rechten und gewählter Ansicht – unter anderem folgende
sichtbare Teilbereiche:
- E-Rechnungen / CSV Export
Schaltflächen & Aktionen
Die folgende Übersicht erfasst die im aktuellen Quellstand statisch beschrifteten Bedienelemente dieses Bereichs. Dynamisch
aus Datensätzen erzeugte Einträge können je nach Betrieb zusätzlich erscheinen.
Bedienelement Funktion
PDF/Drucken · Ausgabe markieren Schaltfläche Führt die mit „PDF/Drucken · Ausgabe markieren“
bezeichnete Aktion im aktuellen Bereich aus.
Drucken / PDF Schaltfläche Führt die mit „Drucken / PDF“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Stornieren Schaltfläche Storniert den betreffenden Vorgang nach der vorgesehenen
Bestätigung.
Abbrechen Schaltfläche Bricht den aktuellen Vorgang ab, ohne die noch nicht
gespeicherten Änderungen zu übernehmen.
Bestätigen Schaltfläche Bestätigt den angezeigten Vorgang.
← Zum Kunden Link / Navigation Öffnet den mit „← Zum Kunden“ bezeichneten Bereich bzw.
die zugehörige Ansicht.
Herunterladen Link / Navigation⬇ Öffnet den mit „ Herunterladen“ bezeichneten Bereich ⬇
bzw. die zugehörige Ansicht.
Storno ansehen Link / Navigation Öffnet den mit „Storno ansehen“ bezeichneten Bereich bzw.
die zugehörige Ansicht.
Originalrechnung ansehen Link / Navigation Öffnet den mit „Originalrechnung ansehen“ bezeichneten
Bereich bzw. die zugehörige Ansicht.
+ E-Mail senden Schaltfläche Öffnet bzw. startet die E-Mail-Funktion für den betreffenden
Kontakt oder Vorgang.
Übersicht Schaltfläche Wechselt in die Übersichtsansicht des Bereichs.
Rechnungen Schaltfläche Führt die mit „Rechnungen“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Angebote Schaltfläche Führt die mit „Angebote“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Mahnungen Schaltfläche Führt die mit „Mahnungen“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Stammdaten Schaltfläche Führt die mit „Stammdaten“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Lieferscheine Schaltfläche Führt die mit „Lieferscheine“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
E-Mails Schaltfläche Öffnet bzw. startet die E-Mail-Funktion für den betreffenden
Kontakt oder Vorgang.
Protokoll Schaltfläche Führt die mit „Protokoll“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
E-Mail senden Schaltfläche Öffnet bzw. startet die E-Mail-Funktion für den betreffenden
Kontakt oder Vorgang.
← Zurück Link / Navigation Wechselt zurück zur übergeordneten Übersicht.
+ Rechnung schreiben Link / Navigation Öffnet den mit „+ Rechnung schreiben“ bezeichneten Bereich
bzw. die zugehörige Ansicht.
+ Angebot schreiben Link / Navigation Öffnet den mit „+ Angebot schreiben“ bezeichneten Bereich
bzw. die zugehörige Ansicht.
+ Mahnung erstellen Link / Navigation Öffnet den mit „+ Mahnung erstellen“ bezeichneten Bereich
bzw. die zugehörige Ansicht.
Bearbeiten Link / Navigation Öffnet den betreffenden Datensatz zur Bearbeitung.
Entwurf öffnen Link / Navigation Öffnet den genannten Bereich bzw. den ausgewählten
Eintrag.
Öffnen Link / Navigation Öffnet den genannten Bereich bzw. den ausgewählten
Eintrag.
PDF Link / Navigation Öffnet den mit „PDF“ bezeichneten Bereich bzw. die
zugehörige Ansicht.
&sys_kunden_id= " title="Diese Rechnung wurde
storniert.">Storno Link / Navigation
Öffnet den mit „&sys_kunden_id= " title="Diese Rechnung
wurde storniert.">Storno“ bezeichneten Bereich bzw. die
zugehörige Ansicht.
&sys_kunden_id= ">Öffnen Link / Navigation Öffnet den genannten Bereich bzw. den ausgewählten
Eintrag.
Kacheln Schaltfläche Führt die mit „Kacheln“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Liste Schaltfläche Wechselt in die zugehörige Listenansicht.
+ Kunde anlegen Schaltfläche Öffnet den Vorgang zum Anlegen eines neuen Kunden.
Schaltfläche✕ Schließt den aktuell geöffneten Dialog bzw. die Einblendung.
Kunde anlegen Schaltfläche Öffnet den Vorgang zum Anlegen eines neuen Kunden.
Anzeigen Schaltfläche Führt die mit „Anzeigen“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Bearbeiten Schaltfläche Öffnet den betreffenden Datensatz zur Bearbeitung.
Löschen Schaltfläche Löscht den betreffenden Eintrag. Prüfen Sie vor dem
Bestätigen, ob der Datensatz wirklich entfernt werden soll.
E-Rechnungen / CSV Link / Navigation⇩ Öffnet den mit „ E-Rechnungen / CSV“ bezeichneten ⇩
Bereich bzw. die zugehörige Ansicht.
Ja, endgültig löschen Schaltfläche Löscht den betreffenden Eintrag. Prüfen Sie vor dem
Bestätigen, ob der Datensatz wirklich entfernt werden soll.
Abbrechen Link / Navigation Bricht den aktuellen Vorgang ab, ohne die noch nicht
gespeicherten Änderungen zu übernehmen.
Speichern Schaltfläche Speichert die aktuell eingegebenen oder geänderten Daten.
data-q="1">Q1 Schaltfläche Führt die mit „data-q="1">Q1“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
data-q="2">Q2 Schaltfläche Führt die mit „data-q="2">Q2“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
data-q="3">Q3 Schaltfläche Führt die mit „data-q="3">Q3“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
data-q="4">Q4 Schaltfläche Führt die mit „data-q="4">Q4“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Filter anwenden Schaltfläche Führt die mit „Filter anwenden“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
← Kundenverwaltung Link / Navigation Öffnet den mit „← Kundenverwaltung“ bezeichneten Bereich
bzw. die zugehörige Ansicht.
Filter zurücksetzen Link / Navigation Wechselt zurück zur übergeordneten Übersicht.
E-Rechnung XML Link / Navigation⬇ Öffnet den mit „ E-Rechnung XML“ bezeichneten Bereich ⬇
bzw. die zugehörige Ansicht.
CSV Export Link / Navigation⬇ Startet den Export bzw. bereitet die Ausgabe der
betreffenden Daten vor.
Felder & Auswahlen
Diese Felder und Auswahlen sind im aktuellen Quellstand des Bereichs vorhanden. Pflichtangaben und konkrete Prüfregeln
ergeben sich aus der jeweiligen Maske.
Feld / Auswahl Bedeutung
Grund (optional) Text Eingabefeld für „Grund (optional)“.
Suchen: Nr., Betrag, Status… Text Betrag bzw. Preis für den betreffenden Eintrag.
Suchen… Text Eingabefeld für „Suchen…“.
Suchen: Nr., Datum, Status… Text Datum für den betreffenden Vorgang oder Filter.
Template Id Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Suchen: Kundennr., Firma, Name … Text Kundenbezug bzw. Kundenauswahl für den aktuellen
Vorgang.
z. B. Muster GmbH Text Eingabefeld für „z. B. Muster GmbH“.
z. B. Zentrale / Filiale 3 / Abt. 12 Text Eingabefeld für „z. B. Zentrale / Filiale 3 / Abt. 12“.
Max Text Eingabefeld für „Max“.
Mustermann Text Eingabefeld für „Mustermann“.
Musterstraße Text Eingabefeld für „Musterstraße“.
12a Text Eingabefeld für „12a“.
97070 Text Eingabefeld für „97070“.
Würzburg Text Eingabefeld für „Würzburg“.
kunde@firma.de E-Mail E-Mail-Adresse für den betreffenden Kontakt, Versand oder
Zugang.
0151 263 61 899 telefon Eingabefeld für „0151 263 61 899“.
DE123456789 Text Eingabefeld für „DE123456789“.
Erechnung Buyer Reference Text Eingabefeld für „Erechnung Buyer Reference“.
leer = USt-ID verwenden Text Eingabefeld für „leer = USt-ID verwenden“.
Anrede Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Erechnung Endpoint Scheme Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Firma Text Eingabefeld für „Firma“.
Kostenstelle Text Eingabefeld für „Kostenstelle“.
Vorname Text Eingabefeld für „Vorname“.
Nachname Text Eingabefeld für „Nachname“.
Strasse Text Eingabefeld für „Strasse“.
Hausnummer Text Eingabefeld für „Hausnummer“.
Plz Text Eingabefeld für „Plz“.
Stadt Text Eingabefeld für „Stadt“.
Email E-Mail E-Mail-Adresse für den betreffenden Kontakt, Versand oder
Zugang.
Telefon telefon Eingabefeld für „Telefon“.
Ust Id Text Eingabefeld für „Ust Id“.
Erechnung Endpoint Id Text Eingabefeld für „Erechnung Endpoint Id“.
Erechnung Steuerkategorie Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Von Datum Datum für den betreffenden Vorgang oder Filter.
Bis Datum Datum für den betreffenden Vorgang oder Filter.
Belegnummer Text Eingabefeld für „Belegnummer“.
Betrag Von Zahl Betrag bzw. Preis für den betreffenden Eintrag.
Betrag Bis Zahl Betrag bzw. Preis für den betreffenden Eintrag.
Endkunde Id Auswahlliste Kundenbezug bzw. Kundenauswahl für den aktuellen
Vorgang.
Beleg Typ Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Status Auswahlliste Statusauswahl, mit der der aktuelle Zustand bzw. die
Filterung festgelegt wird.
Hinweis zum Systemstand
Diese Seite wurde aus dem aktuellen InvoMaster-Projektstand für diesen Bereich aufgebaut. Erfasst wurden 50 eindeutig
beschriftete Aktionen/Links und 42 statisch erkennbare Eingabefelder bzw. Auswahlen. Inhalte, die erst durch konkrete
Kundendaten, Rechte oder JavaScript dynamisch erzeugt werden, können zusätzliche Einträge anzeigen.
Systemseite: Angebote
Dokumentart
Das Angebotsmodul erstellt verbindliche Angebotsbelege mit eigenem Nummernkreis, Positionen, Rabattmöglichkeiten und
Rechtstexten.
Arbeitsablauf
Angebot über den vorgesehenen Einstieg öffnen, Kunden wählen bzw. aus dem Kundenprofil starten, Positionen und Texte
erfassen, Werte prüfen und anschließend speichern bzw. ausgeben.
Weiterverarbeitung
Angenommene Angebote können im Auftragsbereich weiterverarbeitet werden, sofern der entsprechende Ablauf genutzt wird.
Bereiche der Oberfläche
Im aktuellen Bereich finden sich – abhängig von Datenbestand, Rechten und gewählter Ansicht – unter anderem folgende
sichtbare Teilbereiche:
- Dokumentart wählen
Schaltflächen & Aktionen
Die folgende Übersicht erfasst die im aktuellen Quellstand statisch beschrifteten Bedienelemente dieses Bereichs. Dynamisch
aus Datensätzen erzeugte Einträge können je nach Betrieb zusätzlich erscheinen.
Bedienelement Funktion
Angebot Link / Navigation Öffnet den mit „Angebot“ bezeichneten Bereich bzw. die
zugehörige Ansicht.
Kostenvoranschlag Link / Navigation Öffnet den mit „Kostenvoranschlag“ bezeichneten Bereich
bzw. die zugehörige Ansicht.
Felder & Auswahlen
Für diesen Bereich wurden keine zusätzlichen statisch beschrifteten Eingabefelder erkannt.
Hinweis zum Systemstand
Diese Seite wurde aus dem aktuellen InvoMaster-Projektstand für diesen Bereich aufgebaut. Erfasst wurden 2 eindeutig
beschriftete Aktionen/Links und 0 statisch erkennbare Eingabefelder bzw. Auswahlen. Inhalte, die erst durch konkrete
Kundendaten, Rechte oder JavaScript dynamisch erzeugt werden, können zusätzliche Einträge anzeigen.
Systemseite: Rechnungen
Übersicht
Das Rechnungsmodul ist der zentrale Bereich zur Erstellung und Verwaltung von Rechnungsbelegen. Es arbeitet mit den
hinterlegten Kunden-, Firmen-, Zahlungs- und Layoutdaten zusammen.
Beleg erstellen
Rechnung über den vorgesehenen Einstieg oder direkt aus dem Kundenprofil starten. Kundenbezug, Positionen, Texte,
Steuer-/Zahlungsangaben und die sichtbaren Belegoptionen vollständig prüfen.
PDF und Ausgabe
Nach Fertigstellung kann der Beleg als PDF ausgegeben bzw. über die vorhandenen Versandwege weiterverarbeitet werden.
Die PDF-Systemprüfung dient der technischen Kontrolle des PDF-Bereichs.
Status und Folgeprozesse
Rechnungsstatus und Fälligkeit wirken auf weitere Bereiche wie Mahnwesen, offene Posten, E-Rechnung und
Buchhaltungs-/DATEV-Prozesse.
Bereiche der Oberfläche
Im aktuellen Bereich finden sich – abhängig von Datenbestand, Rechten und gewählter Ansicht – unter anderem folgende
sichtbare Teilbereiche:
- PDF-Systemprüfung
- Löschen bestätigen
- Rechnung an anderen Kunden übertragen
- · Teilabrechnung📋
- Bisherige Teilrechnungen📄
- Vorschussrechnung erstellen💰
- Teilrechnung aus Positionen🔧
- Abschlussrechnung erstellen🏁
- in Rechnung übernehmen
- Alle Rechnungen
- Alle
Schaltflächen & Aktionen
Die folgende Übersicht erfasst die im aktuellen Quellstand statisch beschrifteten Bedienelemente dieses Bereichs. Dynamisch
aus Datensätzen erzeugte Einträge können je nach Betrieb zusätzlich erscheinen.
Bedienelement Funktion
× Schaltfläche Schließt den aktuell geöffneten Dialog bzw. die Einblendung.
Abbrechen Schaltfläche Bricht den aktuellen Vorgang ab, ohne die noch nicht
gespeicherten Änderungen zu übernehmen.
Löschen Schaltfläche Löscht den betreffenden Eintrag. Prüfen Sie vor dem
Bestätigen, ob der Datensatz wirklich entfernt werden soll.
Schaltfläche✕ Schließt den aktuell geöffneten Dialog bzw. die Einblendung.
PDF/Drucken · Ausgabe markieren Schaltfläche Führt die mit „PDF/Drucken · Ausgabe markieren“
bezeichnete Aktion im aktuellen Bereich aus.
Drucken / PDF Schaltfläche Führt die mit „Drucken / PDF“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Stornieren Schaltfläche Storniert den betreffenden Vorgang nach der vorgesehenen
Bestätigung.
Bestätigen Schaltfläche Bestätigt den angezeigten Vorgang.
← Zum Kunden Link / Navigation Öffnet den mit „← Zum Kunden“ bezeichneten Bereich bzw.
die zugehörige Ansicht.
Herunterladen Link / Navigation⬇ Öffnet den mit „ Herunterladen“ bezeichneten Bereich ⬇
bzw. die zugehörige Ansicht.
Storno ansehen Link / Navigation Öffnet den mit „Storno ansehen“ bezeichneten Bereich bzw.
die zugehörige Ansicht.
Originalrechnung ansehen Link / Navigation Öffnet den mit „Originalrechnung ansehen“ bezeichneten
Bereich bzw. die zugehörige Ansicht.
+ Text Schaltfläche Führt die mit „+ Text“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Vorschau Schaltfläche Öffnet eine Vorschau, damit der aktuelle Stand vor der
weiteren Verwendung kontrolliert werden kann.
Texte ansehen Schaltfläche Führt die mit „Texte ansehen“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Entwurf löschen Schaltfläche Löscht den betreffenden Eintrag. Prüfen Sie vor dem
Bestätigen, ob der Datensatz wirklich entfernt werden soll.
+ Position hinzufügen Schaltfläche Fügt dem aktuellen Bereich einen neuen Eintrag hinzu.
Einfügen Schaltfläche Führt die mit „Einfügen“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Rechnungstext Schaltfläche Führt die mit „Rechnungstext“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Schlusstext Schaltfläche Führt die mit „Schlusstext“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Zahlungssatz Schaltfläche Führt die mit „Zahlungssatz“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Skontosatz Schaltfläche Führt die mit „Skontosatz“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Übernehmen Schaltfläche Führt die mit „Übernehmen“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Als neuen Entwurf öffnen Schaltfläche Öffnet den genannten Bereich bzw. den ausgewählten
Eintrag.
hier klicken Link / Navigation Öffnet den mit „hier klicken“ bezeichneten Bereich bzw. die
zugehörige Ansicht.
&tab=invoices">Zurück zum Kunden Link / Navigation Wechselt zurück zur übergeordneten Übersicht.
Abbrechen Link / Navigation Bricht den aktuellen Vorgang ab, ohne die noch nicht
gespeicherten Änderungen zu übernehmen.
Vorschuss-Entwurf erstellen Schaltfläche Führt die mit „Vorschuss-Entwurf erstellen“ bezeichnete
Aktion im aktuellen Bereich aus.
Teilrechnung erstellen → Schaltfläche Startet die Erstellung einer neuen Rechnung.
Alle Positionen abgerechnet Schaltfläche Führt die mit „Alle Positionen abgerechnet“ bezeichnete
Aktion im aktuellen Bereich aus.
Zum Entwurf Link / Navigation Öffnet den mit „Zum Entwurf“ bezeichneten Bereich bzw. die
zugehörige Ansicht.
&beleg_typ=rechnung&autosafe_id= "> Entwurf öffnen →
Link / Navigation
Öffnet den genannten Bereich bzw. den ausgewählten
Eintrag.
← Zurück zum Kunden Link / Navigation Wechselt zurück zur übergeordneten Übersicht.
Abschlussrechnung erstellen → Schaltfläche🏁 Startet die Erstellung einer neuen Rechnung.
← Zurück Link / Navigation Wechselt zurück zur übergeordneten Übersicht.
Rechnungsentwurf erstellen Schaltfläche Startet die Erstellung einer neuen Rechnung.
Zum Rechnungsentwurf öffnen Link / Navigation Öffnet den genannten Bereich bzw. den ausgewählten
Eintrag.
Lieferschein erzeugen Schaltfläche Führt die mit „Lieferschein erzeugen“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
data-title=" ">Löschen Schaltfläche Löscht den betreffenden Eintrag. Prüfen Sie vor dem
Bestätigen, ob der Datensatz wirklich entfernt werden soll.
Nein, behalten Schaltfläche Führt die mit „Nein, behalten“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Ja, endgültig löschen Schaltfläche Löscht den betreffenden Eintrag. Prüfen Sie vor dem
Bestätigen, ob der Datensatz wirklich entfernt werden soll.
Nur ausblenden / verworfen Schaltfläche Führt die mit „Nur ausblenden / verworfen“ bezeichnete
Aktion im aktuellen Bereich aus.
Spalten Schaltfläche⚙ Führt die mit „Spalten “ bezeichnete Aktion im aktuellen ⚙
Bereich aus.
+ Neuen Kunden anlegen und Rechnung starten Link /
Navigation
Öffnet den Vorgang zum Anlegen eines neuen Kunden.
Entwurf öffnen Link / Navigation Öffnet den genannten Bereich bzw. den ausgewählten
Eintrag.
)">Stornieren Schaltfläche Storniert den betreffenden Vorgang nach der vorgesehenen
Bestätigung.
PDF herunterladen Link / Navigation⬇ Öffnet den mit „ PDF herunterladen“ bezeichneten Bereich⬇
bzw. die zugehörige Ansicht.
E-Rechnung XML Link / Navigation⬇ Öffnet den mit „ E-Rechnung XML“ bezeichneten Bereich ⬇
bzw. die zugehörige Ansicht.
Rechnung CSV Link / Navigation⬇ Öffnet den mit „ Rechnung CSV“ bezeichneten Bereich ⬇
bzw. die zugehörige Ansicht.
Beleg als PDF öffnen Link / Navigation Öffnet den genannten Bereich bzw. den ausgewählten
Eintrag.
Felder & Auswahlen
Diese Felder und Auswahlen sind im aktuellen Quellstand des Bereichs vorhanden. Pflichtangaben und konkrete Prüfregeln
ergeben sich aus der jeweiligen Maske.
Feld / Auswahl Bedeutung
Artikelnummer Text Eingabefeld für „Artikelnummer“.
Bezeichnung Text Eingabefeld für „Bezeichnung“.
0,00 Text Eingabefeld für „0,00“.
Schrittweite für Pfeiltasten dieser Zeile Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Grund (optional) Text Eingabefeld für „Grund (optional)“.
Suchen (später)... Text Eingabefeld für „Suchen (später)...“.
Skonto oben auswählen, dann Satz wählen... Text Eingabefeld für „Skonto oben auswählen, dann Satz
wählen...“.
Skonto Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Rabatt Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Ziel Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Versand Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Zahlung Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Steuer Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Gültigkeit Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Vorschuss Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Angebots-/KV-Text Auswahlliste Freitext für die beschriebene Information.
Zielkunde Id Auswahlliste Kundenbezug bzw. Kundenauswahl für den aktuellen
Vorgang.
Zahlung Id Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Rechnungsart Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Ziel Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Skonto Id Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Rechnungsart Auswahl Wählt diese Option innerhalb der angebotenen Auswahl.
Rabatt Uebernehmen Kontrollfeld Aktiviert oder deaktiviert die beschriebene Option.
Geliefert Am Datum Datum für den betreffenden Vorgang oder Filter.
Mit Bestaetigung Kontrollfeld Aktiviert oder deaktiviert die beschriebene Option.
Auswahl[] Kontrollfeld Aktiviert oder deaktiviert die beschriebene Option.
Optional, z. B. Teillieferung, Abholung, sichtbare Mängel...
Textbereich
Freitext für die beschriebene Information.
Kunde oder Kundennummer suchen… Text Kundenbezug bzw. Kundenauswahl für den aktuellen
Vorgang.
Suchen: Rechnungsnr., Kunde, Kundennummer… Text Kundenbezug bzw. Kundenauswahl für den aktuellen
Vorgang.
Suchen: Nummer, Kunde, Kundennummer… Text Kundenbezug bzw. Kundenauswahl für den aktuellen
Vorgang.
Hinweis zum Systemstand
Diese Seite wurde aus dem aktuellen InvoMaster-Projektstand für diesen Bereich aufgebaut. Erfasst wurden 50 eindeutig
beschriftete Aktionen/Links und 30 statisch erkennbare Eingabefelder bzw. Auswahlen. Inhalte, die erst durch konkrete
Kundendaten, Rechte oder JavaScript dynamisch erzeugt werden, können zusätzliche Einträge anzeigen.
Systemseite: Lieferscheine
Übersicht
Der Lieferscheinbereich zeigt vorhandene Lieferscheine in einer sortier- und konfigurierbaren Liste.
Spalten
Über „Spalten“ können die sichtbaren Tabellenspalten angepasst werden.
Bezug
Lieferscheine sind kunden- und vorgangsbezogene Belege und sollten inhaltlich mit dem zugehörigen Auftrag bzw. der
Lieferung übereinstimmen.
Bereiche der Oberfläche
Im aktuellen Bereich finden sich – abhängig von Datenbestand, Rechten und gewählter Ansicht – unter anderem folgende
sichtbare Teilbereiche:
- Alle Lieferscheine
Schaltflächen & Aktionen
Die folgende Übersicht erfasst die im aktuellen Quellstand statisch beschrifteten Bedienelemente dieses Bereichs. Dynamisch
aus Datensätzen erzeugte Einträge können je nach Betrieb zusätzlich erscheinen.
Bedienelement Funktion
Spalten Schaltfläche⚙ Führt die mit „Spalten “ bezeichnete Aktion im aktuellen ⚙
Bereich aus.
+ E-Mail senden Schaltfläche Öffnet bzw. startet die E-Mail-Funktion für den betreffenden
Kontakt oder Vorgang.
Übersicht Schaltfläche Wechselt in die Übersichtsansicht des Bereichs.
Rechnungen Schaltfläche Führt die mit „Rechnungen“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Angebote Schaltfläche Führt die mit „Angebote“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Mahnungen Schaltfläche Führt die mit „Mahnungen“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Stammdaten Schaltfläche Führt die mit „Stammdaten“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Lieferscheine Schaltfläche Führt die mit „Lieferscheine“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
E-Mails Schaltfläche Öffnet bzw. startet die E-Mail-Funktion für den betreffenden
Kontakt oder Vorgang.
Protokoll Schaltfläche Führt die mit „Protokoll“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
E-Mail senden Schaltfläche Öffnet bzw. startet die E-Mail-Funktion für den betreffenden
Kontakt oder Vorgang.
← Zurück Link / Navigation Wechselt zurück zur übergeordneten Übersicht.
+ Rechnung schreiben Link / Navigation Öffnet den mit „+ Rechnung schreiben“ bezeichneten Bereich
bzw. die zugehörige Ansicht.
+ Angebot schreiben Link / Navigation Öffnet den mit „+ Angebot schreiben“ bezeichneten Bereich
bzw. die zugehörige Ansicht.
+ Mahnung erstellen Link / Navigation Öffnet den mit „+ Mahnung erstellen“ bezeichneten Bereich
bzw. die zugehörige Ansicht.
Bearbeiten Link / Navigation Öffnet den betreffenden Datensatz zur Bearbeitung.
Öffnen Link / Navigation Öffnet den genannten Bereich bzw. den ausgewählten
Eintrag.
PDF Link / Navigation Öffnet den mit „PDF“ bezeichneten Bereich bzw. die
zugehörige Ansicht.
&sys_kunden_id= ">Öffnen Link / Navigation Öffnet den genannten Bereich bzw. den ausgewählten
Eintrag.
Lieferschein erzeugen Schaltfläche Führt die mit „Lieferschein erzeugen“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Abbrechen Link / Navigation Bricht den aktuellen Vorgang ab, ohne die noch nicht
gespeicherten Änderungen zu übernehmen.
Felder & Auswahlen
Diese Felder und Auswahlen sind im aktuellen Quellstand des Bereichs vorhanden. Pflichtangaben und konkrete Prüfregeln
ergeben sich aus der jeweiligen Maske.
Feld / Auswahl Bedeutung
Suchen: Nummer, Kunde, Kundennummer… Text Kundenbezug bzw. Kundenauswahl für den aktuellen
Vorgang.
Suchen: Nr., Betrag, Status… Text Betrag bzw. Preis für den betreffenden Eintrag.
Suchen… Text Eingabefeld für „Suchen…“.
Suchen: Nr., Datum, Status… Text Datum für den betreffenden Vorgang oder Filter.
Template Id Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Geliefert Am Datum Datum für den betreffenden Vorgang oder Filter.
Mit Bestaetigung Kontrollfeld Aktiviert oder deaktiviert die beschriebene Option.
Auswahl[] Kontrollfeld Aktiviert oder deaktiviert die beschriebene Option.
Optional, z. B. Teillieferung, Abholung, sichtbare Mängel...
Textbereich
Freitext für die beschriebene Information.
Hinweis zum Systemstand
Diese Seite wurde aus dem aktuellen InvoMaster-Projektstand für diesen Bereich aufgebaut. Erfasst wurden 21 eindeutig
beschriftete Aktionen/Links und 9 statisch erkennbare Eingabefelder bzw. Auswahlen. Inhalte, die erst durch konkrete
Kundendaten, Rechte oder JavaScript dynamisch erzeugt werden, können zusätzliche Einträge anzeigen.
10. Offene Posten (OPOS): wer schuldet wem wie viel?
Was bedeutet dieser Bereich?
Offene Posten sind das Gedächtnis für unbezahlte Rechnungen. Forderungs-OPOS zeigen, was Kunden noch schulden.
Verbindlichkeits-OPOS zeigen, was der Betrieb noch zahlen muss. Sie sind zentral für Mahnwesen, Bankmatching und
Liquidität.
Wo findet der Nutzer das in InvoMaster?
Buchhaltung -> Übersicht / OPOS sowie bestehendes Mahnwesen.
Was muss der Nutzer tun?
Normalerweise nichts manuell anlegen.
Bei Teilzahlung prüfen, ob die Zuordnung stimmt.
Bei echter Differenz (Skonto, Kürzung, Überzahlung) die vorgeschlagene Behandlung bestätigen.
Was erledigt InvoMaster danach automatisch?
- Erzeugt OPOS aus ausgegebenen Ausgangsbelegen.
- Erzeugt Verbindlichkeiten aus freigegebenen Eingangsbelegen.
- Reduziert offenen Betrag bei Zahlung.
- Setzt Status offen, teilbezahlt, bezahlt oder überzahlt.
- Übergibt überfällige Forderungen an Mahnwesen.
Was passiert kaufmännisch / steuerlich im Hintergrund?
OPOS ist nicht gleich Umsatz. Er ist der noch offene Zahlungsanspruch bzw. die noch offene Zahlungspflicht.
Praxisbeispiel
Rechnung 1.190 EUR, Kunde zahlt 500 EUR. OPOS bleibt mit 690 EUR offen und Status „teilbezahlt“. Mahnwesen darf nur auf den
Rest reagieren.
Sonderfälle, die man kennen muss
- Teilzahlung
- Überzahlung
- Skonto
- Rücklastschrift
- Forderungsausfall
- Gutschrift/Storno
Woran erkennt man, dass der Vorgang erledigt ist?
- Offener Betrag entspricht Beleg minus Zahlungen.
- Bei Vollzahlung steht OPOS auf bezahlt.
- Mahnwesen verwendet nur tatsächlichen Restbetrag.
InvoMaster-Systemanleitung zu diesem Bereich
Die folgenden Bedienseiten stammen aus der vorhandenen InvoMaster-Anleitung. Sie ergänzen die fachliche
BWL-/Steuererklärung um die konkrete Bedienung des Systems.
Systemseite: Mahnwesen
Übersicht
Das Mahnwesen erkennt offene Posten, bereitet Mahnvorschläge vor und dokumentiert Entscheidungen nachvollziehbar.
Mahnvorschläge
Vorschläge können nach Status wie bereit, prüfen, vorbereitet, wartet auf Zahlung, letzte Stufe offen oder pausiert gefiltert und
bearbeitet werden.
Mahnstufen und Regeln
Mahnstufen, Regeln und Automatik bestimmen, wann ein offener Vorgang in den nächsten Bearbeitungsschritt gelangt.
Vorlagen und Versand
Mahnvorlagen und Versand werden zentral verwaltet. Für Testbetriebe sind zusätzliche Testfunktionen vorhanden, darunter
Testmail und Mahnablauf.
Layout je Vorlage
Das Mahnungs-Layout kann je Vorlage angepasst werden. Änderungen an einer Vorlage sollen nicht automatisch andere
Vorlagen verändern.
Kontrolle
Vor dem Versand Empfänger, Stufe, Betrag, Fristen, Text und Versandweg prüfen.
Bereiche der Oberfläche
Im aktuellen Bereich finden sich – abhängig von Datenbestand, Rechten und gewählter Ansicht – unter anderem folgende
sichtbare Teilbereiche:
- Offene Posten erkennen, Mahnläufe vorbereiten und Zahlungseingänge im Blick behalten.
- Mahnvorschläge
- Mahnstufen & Regeln
- Vorlagen & Versand
- Nächster Mahnlauf
- Risikoübersicht
- Aktivität
- InvoMaster Mahnwesen – Systemfehler
- Offene Posten erkennen, prüfen und jede Entscheidung nachvollziehbar dokumentieren.
- Regeln & Automatik
- Mahnungs-Layout je Vorlage
- Testfunktionen für Testbetriebe
- Mahnablauf testen
- Template als Testmail senden
- Mahnfall
- Neue Vorlage
- Mahnvorlage
- Aktion bestätigen
Schaltflächen & Aktionen
Die folgende Übersicht erfasst die im aktuellen Quellstand statisch beschrifteten Bedienelemente dieses Bereichs. Dynamisch
aus Datensätzen erzeugte Einträge können je nach Betrieb zusätzlich erscheinen.
Bedienelement Funktion
Mahnvorschläge prüfen Schaltfläche Führt die mit „Mahnvorschläge prüfen“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Vorlagen bearbeiten Schaltfläche Öffnet den betreffenden Datensatz zur Bearbeitung.
Alle Schaltfläche Zeigt alle Einträge ohne Einschränkung auf die betreffende
Kategorie.
Bereit Schaltfläche Führt die mit „Bereit“ bezeichnete Aktion im aktuellen Bereich
aus.
Prüfen Schaltfläche Führt die mit „Prüfen“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Kritisch Schaltfläche Führt die mit „Kritisch“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
+ Vorlage Schaltfläche Führt die mit „+ Vorlage“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Mahnlauf simulieren Schaltfläche Führt die mit „Mahnlauf simulieren“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Vorlagen Schaltfläche Führt die mit „Vorlagen“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Alle offenen Schaltfläche Führt die mit „Alle offenen“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Vorbereitet Schaltfläche Führt die mit „Vorbereitet“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Wartet auf Zahlung Schaltfläche Führt die mit „Wartet auf Zahlung“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Letzte Stufe offen Schaltfläche Führt die mit „Letzte Stufe offen“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Pausiert Schaltfläche Führt die mit „Pausiert“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Abgeschlossen Schaltfläche Führt die mit „Abgeschlossen“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
mh-open-case Schaltfläche Führt die mit „mh-open-case“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Vorschau Schaltfläche Öffnet eine Vorschau, damit der aktuelle Stand vor der
weiteren Verwendung kontrolliert werden kann.
Bearbeiten Schaltfläche Öffnet den betreffenden Datensatz zur Bearbeitung.
Duplizieren Schaltfläche Führt die mit „Duplizieren“ bezeichnete Aktion im aktuellen
Bereich aus.
Einstellungen speichern Schaltfläche Speichert die Daten bzw. Einstellungen des genannten
Bereichs.
Layout-Vorschau öffnen Schaltfläche Öffnet den genannten Bereich bzw. den ausgewählten
Eintrag.
Layout dieser Vorlage speichern Schaltfläche Speichert die Daten bzw. Einstellungen des genannten
Bereichs.
Fälle öffnen Schaltfläche Öffnet den genannten Bereich bzw. den ausgewählten
Eintrag.
Künstlich überfällig Schaltfläche Führt die mit „Künstlich überfällig“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Aktuelle Mahnfrist ablaufen lassen Schaltfläche Führt die mit „Aktuelle Mahnfrist ablaufen lassen“
bezeichnete Aktion im aktuellen Bereich aus.
Als bezahlt testen Schaltfläche Führt die mit „Als bezahlt testen“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Testzahlung entfernen Schaltfläche Entfernt den betreffenden Eintrag bzw. die ausgewählte
Zuordnung.
Mahn-Test komplett zurücksetzen Schaltfläche Wechselt zurück zur übergeordneten Übersicht.
Testmail mit PDF senden Schaltfläche Öffnet bzw. startet die E-Mail-Funktion für den betreffenden
Kontakt oder Vorgang.
× Schaltfläche Schließt den aktuell geöffneten Dialog bzw. die Einblendung.
PDF und E-Mail mit echten Daten ansehen Schaltfläche Öffnet bzw. startet die E-Mail-Funktion für den betreffenden
Kontakt oder Vorgang.
Jetzt per E-Mail senden Schaltfläche Öffnet bzw. startet die E-Mail-Funktion für den betreffenden
Kontakt oder Vorgang.
Vorbereitung zurücksetzen Schaltfläche Wechselt zurück zur übergeordneten Übersicht.
Fall manuell abschließen Schaltfläche Führt die mit „Fall manuell abschließen“ bezeichnete Aktion
im aktuellen Bereich aus.
Versand mit Vorlage vorbereiten Schaltfläche Führt die mit „Versand mit Vorlage vorbereiten“ bezeichnete
Aktion im aktuellen Bereich aus.
Später erinnern Schaltfläche Führt die mit „Später erinnern“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Telefonisch geklärt Schaltfläche Führt die mit „Telefonisch geklärt“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Fall abschließen Schaltfläche Führt die mit „Fall abschließen“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Keine weitere Mahnung Schaltfläche Führt die mit „Keine weitere Mahnung“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Vorlage speichern Schaltfläche Speichert die Daten bzw. Einstellungen des genannten
Bereichs.
PDF Schaltfläche Führt die mit „PDF“ bezeichnete Aktion im aktuellen Bereich
aus.
E-Mail Schaltfläche Öffnet bzw. startet die E-Mail-Funktion für den betreffenden
Kontakt oder Vorgang.
Abbrechen Schaltfläche Bricht den aktuellen Vorgang ab, ohne die noch nicht
gespeicherten Änderungen zu übernehmen.
Bestätigen Schaltfläche Bestätigt den angezeigten Vorgang.
PDF ansehen Link / Navigation Öffnet den mit „PDF ansehen“ bezeichneten Bereich bzw. die
zugehörige Ansicht.
PDF herunterladen Link / Navigation Öffnet den mit „PDF herunterladen“ bezeichneten Bereich
bzw. die zugehörige Ansicht.
Felder & Auswahlen
Diese Felder und Auswahlen sind im aktuellen Quellstand des Bereichs vorhanden. Pflichtangaben und konkrete Prüfregeln
ergeben sich aus der jeweiligen Maske.
Feld / Auswahl Bedeutung
Automatik Aktiv Kontrollfeld Aktiviert oder deaktiviert die beschriebene Option.
Meldung Immer Anzeigen Kontrollfeld Aktiviert oder deaktiviert die beschriebene Option.
Layout Gebuehr Hintergrund Farbe Eingabefeld für „Layout Gebuehr Hintergrund“.
Layout Gebuehr Hervorheben Kontrollfeld Aktiviert oder deaktiviert die beschriebene Option.
name@firma.de E-Mail E-Mail-Adresse für den betreffenden Kontakt, Versand oder
Zugang.
Pausiert Bis Datum Datum für den betreffenden Vorgang oder Filter.
z. B. Freundliche Zahlungserinnerung Text Eingabefeld für „z. B. Freundliche Zahlungserinnerung“.
Nur intern sichtbar, z. B. Standardvorlage für Stammkunden
Text
Kundenbezug bzw. Kundenauswahl für den aktuellen
Vorgang.
Ist Standard Kontrollfeld Aktiviert oder deaktiviert die beschriebene Option.
Aktiv Kontrollfeld Aktiviert oder deaktiviert die beschriebene Option.
Layout Vorlage Id Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Test Beleg Id Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Test Vorlage Id Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Test Mail Beleg Id Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Vorlage Id Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Mahnstufe Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Optional, wird in der Historie gespeichert Textbereich Freitext für die beschriebene Information.
z. B. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben
überschnitten haben, betrachten Sie dieses bitte als
gegenstandslos. Textbereich
Freitext für die beschriebene Information.
Hinweis zum Systemstand
Diese Seite wurde aus dem aktuellen InvoMaster-Projektstand für diesen Bereich aufgebaut. Erfasst wurden 46 eindeutig
beschriftete Aktionen/Links und 18 statisch erkennbare Eingabefelder bzw. Auswahlen. Inhalte, die erst durch konkrete
Kundendaten, Rechte oder JavaScript dynamisch erzeugt werden, können zusätzliche Einträge anzeigen.
11. Zahlungseingang und Bankmatching
Was bedeutet dieser Bereich?
Eine Bankbewegung ist der reale Geldfluss. InvoMaster versucht, sie automatisch einem bekannten Beleg, Fixkostenfall,
Finanzierungsplan oder einer gelernten Regel zuzuordnen. Eindeutige Fälle sollen ohne Benutzerarbeit verarbeitet werden.
Wo findet der Nutzer das in InvoMaster?
Bankimport / Finanzcenter / Scheduler.
Was muss der Nutzer tun?
Bankkonto anbinden/importieren.
Beim ersten unbekannten Muster die vorgeschlagene Zuordnung bestätigen.
Nur bei Mehrdeutigkeit Rechnung/Lieferant/Kategorie auswählen.
Was erledigt InvoMaster danach automatisch?
- Normalisiert Bankumsatz.
- Verhindert Doppelimport.
- Sucht eindeutige Rechnung über Betrag, Referenz, Kunde, Verwendungszweck.
- Schreibt die bestehende Zahlungstabelle und synchronisiert OPOS.
- Erzeugt Journal-/EÜR-/Steuerfolgen.
- Lernt bestätigte Bankentscheidungen, soweit sicher wiederholbar.
Was passiert kaufmännisch / steuerlich im Hintergrund?
Bei EÜR ist der tatsächliche Zufluss für die Betriebseinnahme besonders wichtig. Bei Bilanz gleicht die Zahlung typischerweise
die bereits bestehende Forderung aus. Steuerzeitpunkte können unabhängig davon abweichen.
Praxisbeispiel
Kunde überweist 1.190 EUR mit Rechnungsnummer. InvoMaster erkennt die Rechnung, setzt sie bezahlt, schließt OPOS und ersetzt
den geplanten Liquiditätseingang durch den realen Bankzufluss.
Sonderfälle, die man kennen muss
- Sammelüberweisung
- Teilzahlung
- Zahlung ohne Rechnungsnummer
- Rücklastschrift
- Bankgebühr
- Zahlung auf falsches Konto
Woran erkennt man, dass der Vorgang erledigt ist?
- Bankumsatz ist nicht mehr „offen“.
- Zahlung ist mit Beleg verknüpft.
- OPOS stimmt.
- Kein zweiter identischer Umsatz wurde erzeugt.
InvoMaster-Systemanleitung zu diesem Bereich
Die folgenden Bedienseiten stammen aus der vorhandenen InvoMaster-Anleitung. Sie ergänzen die fachliche
BWL-/Steuererklärung um die konkrete Bedienung des Systems.
Systemseite: Bankimport
Übersicht
Der Bankimport bündelt Bankverbindungen, Konten sowie Umsätze und Rechnungszuordnung.
Verbindung hinzufügen
Unterstützte bzw. vorbereitete Verfahren sind Demo-Bank/Berlin Group, PSD2/Berlin Group, FinTS 3.0 PIN/TAN und EBICS 3.0.
Je nach Verfahren werden unterschiedliche Zugangsdaten benötigt.
Synchronisieren
Eine eingerichtete Verbindung kann über „Synchronisieren“ abgefragt werden.
Dateiimport
Bankdateien können über „Bankdatei importieren“ eingelesen werden. Parser für CAMT und MT940 sind im aktuellen Modul
vorhanden.
Rechnungszuordnung
Importierte Umsätze werden im Bereich „Umsätze & Rechnungszuordnung“ verarbeitet.
Produktivhinweis
FinTS-SCA/TAN und EBICS benötigen reale Bank-/Freischaltungsdaten. Diese Wege erst dann als produktiv verifiziert
behandeln, wenn sie gegen den konkreten Bankzugang getestet wurden.
Bereiche der Oberfläche
Im aktuellen Bereich finden sich – abhängig von Datenbestand, Rechten und gewählter Ansicht – unter anderem folgende
sichtbare Teilbereiche:
- Bankimport
- Bankverbindungen
- Konten
- Umsätze & Rechnungszuordnung
- Bankverbindung hinzufügen
- Bankdatei importieren
Schaltflächen & Aktionen
Die folgende Übersicht erfasst die im aktuellen Quellstand statisch beschrifteten Bedienelemente dieses Bereichs. Dynamisch
aus Datensätzen erzeugte Einträge können je nach Betrieb zusätzlich erscheinen.
Bedienelement Funktion
Datei importieren Schaltfläche Importiert die zuvor ausgewählte Datei in den vorgesehenen
Bereich.
+ Bankverbindung Schaltfläche Führt die mit „+ Bankverbindung“ bezeichnete Aktion im
aktuellen Bereich aus.
Synchronisieren Schaltfläche Startet den Datenabgleich für die ausgewählte Verbindung.
Entfernen Schaltfläche Entfernt den betreffenden Eintrag bzw. die ausgewählte
Zuordnung.
× Schaltfläche Schließt den aktuell geöffneten Dialog bzw. die Einblendung.
Verbindung speichern Schaltfläche Speichert die Daten bzw. Einstellungen des genannten
Bereichs.
Jetzt importieren Schaltfläche Startet den Import mit den aktuell gewählten Einstellungen.
Felder & Auswahlen
Diese Felder und Auswahlen sind im aktuellen Quellstand des Bereichs vorhanden. Pflichtangaben und konkrete Prüfregeln
ergeben sich aus der jeweiligen Maske.
Feld / Auswahl Bedeutung
z. B. Geschäftskonto Text Eingabefeld für „z. B. Geschäftskonto“.
optional Text Eingabefeld für „optional“.
https://bank.example/xs2a Text Eingabefeld für „https://bank.example/xs2a“.
optional / bankabhängig Text Eingabefeld für „optional / bankabhängig“.
Access Token Text Eingabefeld für „Access Token“.
Consent Id Text Eingabefeld für „Consent Id“.
https://.../fints30 Text Eingabefeld für „https://.../fints30“.
Blz Text Eingabefeld für „Blz“.
Username Text Eingabefeld für „Username“.
Pin Passwort Eingabefeld für „Pin“.
Product Id Text Eingabefeld für „Product Id“.
Product Version Text Eingabefeld für „Product Version“.
Host Id Text Eingabefeld für „Host Id“.
https://... Text Eingabefeld für „https://...“.
Partner Id Text Eingabefeld für „Partner Id“.
User Id Text Eingabefeld für „User Id“.
Keyring Password Passwort Eingabefeld für „Keyring Password“.
File Datei Dateiauswahl zum Hochladen bzw. Importieren einer Datei.
Provider Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Account Id Auswahlliste Auswahlliste für die beschriebene Einstellung.
Hinweis zum Systemstand
Diese Seite wurde aus dem aktuellen InvoMaster-Projektstand für diesen Bereich aufgebaut. Erfasst wurden 7 eindeutig
beschriftete Aktionen/Links und 20 statisch erkennbare Eingabefelder bzw. Auswahlen. Inhalte, die erst durch konkrete
Kundendaten, Rechte oder JavaScript dynamisch erzeugt werden, können zusätzliche Einträge anzeigen.
12. Privatentnahme und Privateinlage
Was bedeutet dieser Bereich?
Bei Personenunternehmen kann Geld zwischen Betrieb und Privatbereich fließen, ohne Umsatz oder Betriebsausgabe zu sein.
Genau deshalb darf eine Überweisung an den Inhaber nicht als „Kosten“ verbucht werden. Bei Kapitalgesellschaften gelten
andere Regeln; dort darf InvoMaster nicht einfach eine Privatentnahme anbieten.
Wo findet der Nutzer das in InvoMaster?
Entscheidungszentrale / Bankbewegung -> Privat / Eigenbereich.
Was muss der Nutzer tun?
Beim ersten Eigenkonto bzw. privaten Empfänger die Zuordnung bestätigen.
Bei gemischten oder gesellschaftsrechtlichen Sonderfällen Steuerberater einschalten.
Was erledigt InvoMaster danach automatisch?
- Prüft Rechtsform.
- Bucht zulässige Entnahme/Einlage auf den Eigenbereich.
- Lernt eindeutige Bankregel für denselben Empfänger bzw. dasselbe Muster.
- Verändert die Liquidität, aber erzeugt keinen Kundenumsatz.
Was passiert kaufmännisch / steuerlich im Hintergrund?
Entnahmen und Einlagen sind bei EÜR gesondert aufzuzeichnen. Eine Entnahme reduziert Bank, aber sie ist nicht automatisch
Betriebsausgabe. Eine Einlage erhöht Bank, aber nicht den Umsatz.
Praxisbeispiel
Inhaber überweist 500 EUR vom Geschäftskonto auf sein Privatkonto. Bank sinkt um 500 EUR; Gewinn wird dadurch nicht einfach
um 500 EUR kleiner.
Sonderfälle, die man kennen muss
- GmbH/UG - keine normale Privatentnahme.
- Gesellschafterdarlehen.
- Private Kosten wurden vom Geschäftskonto bezahlt.
- Betrieblicher Anteil bei gemischten Kosten.
Woran erkennt man, dass der Vorgang erledigt ist?
- Buchung ist als Eigenvorgang gekennzeichnet.
- Keine USt-/Erlöswirkung aus reiner Entnahme/Einlage.
- Regel gilt nur für passenden Rechtstyp.
13. Eingangsbelege und OCR: vom Foto zur Buchhaltung
Was bedeutet dieser Bereich?
Ein Eingangsbeleg ist eine Rechnung oder ein Beleg, den der Betrieb von einem Lieferanten erhält. InvoMaster kann
Belegdaten per OCR vorschlagen, aber OCR ist eine Lesehilfe - keine steuerliche Wahrheit. Strukturierte E-Rechnungsdaten
haben Vorrang vor aus Bildern geratenen Werten.
Wo findet der Nutzer das in InvoMaster?
Buchhaltung -> Eingangsbelege -> Beleg hinzufügen / OCR analysieren.
Was muss der Nutzer tun?
PDF/XML/Foto hochladen.
Vorgeschlagenen Lieferanten, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer, Brutto und Fälligkeit kontrollieren.
Kostenart bzw. Anlageklassifikation bestätigen, wenn InvoMaster sie noch nicht kennt.
Beleg freigeben.
Was erledigt InvoMaster danach automatisch?
- Erkennt Lieferant und Felder.
- Prüft Dubletten über Rechnung/Hash/Betrag.
- Lernt bestätigte Lieferanten-Zuordnungen.
- Erzeugt Verbindlichkeit.
- Erzeugt Vorsteuerereignis, wenn der Betrieb vorsteuerabzugsberechtigt und der Beleg geeignet ist.
- Übergibt Anlagekandidaten an Anlagen & AfA statt sie als normalen Aufwand zu buchen.
- Matcht spätere Bankzahlung.
Was passiert kaufmännisch / steuerlich im Hintergrund?
Ein Beleg kann eine Ausgabe, einen Aufwand, eine Anlage oder eine andere Kategorie darstellen. Deshalb darf OCR nicht allein
entscheiden, dass ein 30.000-EUR-Fahrzeug „Kfz-Kosten“ ist; es muss als Anlage verarbeitet werden.
Praxisbeispiel
Rechnung „Dell Notebook 1.499 EUR netto + USt“. OCR liest die Werte; Lieferantenregel erkennt IT; InvoMaster schlägt Anlage vor;
Nutzer bestätigt einmal; danach entsteht Anlagenakte statt sofortigem Gesamtaufwand.
Sonderfälle, die man kennen muss
- Beleg unleserlich
- Rechnungsnummer doppelt
- Gutschrift
- Reverse Charge/EU
- Privatanteil
- Zahlung vor Rechnung
- E-Rechnung XML weicht vom Bildteil ab
Woran erkennt man, dass der Vorgang erledigt ist?
- Originaldatei ist archiviert.
- Belegstatus freigegeben/bezahlt.
- Verbindlichkeit existiert genau einmal.
- Anlagekandidat wurde nicht zusätzlich als normaler Aufwand gebucht.
14. Vorsteuer verstehen
Was bedeutet dieser Bereich?
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein regelbesteuerter Unternehmer aus geeigneten Eingangsleistungen grundsätzlich
abziehen kann. Kleinunternehmer haben im normalen §19-Modell keinen regulären Vorsteuerabzug. Deshalb beeinflusst der
Umsatzsteuerstatus auch die Anschaffungskosten einer Anlage: ohne Vorsteuerabzug gehört die enthaltene Steuer
wirtschaftlich regelmäßig zu den Kosten.
Wo findet der Nutzer das in InvoMaster?
Finanzamt -> Steuer-Kompass und Eingangsbeleg-Freigabe.
Was muss der Nutzer tun?
Bei Ersteinrichtung richtigen USt-Status wählen.
Eingangsbelege mit korrektem Steuerbetrag erfassen.
Sonderfälle nicht blind als normale 19-%-Vorsteuer behandeln.
Was erledigt InvoMaster danach automatisch?
- Erzeugt Vorsteuerereignisse aus freigegebenen Belegen.
- Führt Vorsteuer periodenbezogen.
- Verrechnet sie in der Steuerzentrale mit Umsatzsteuer.
- Bezieht bei Anlagebemessungsgrundlage den Vorsteuerstatus ein.
Was passiert kaufmännisch / steuerlich im Hintergrund?
Vorsteuer ist nicht einfach „Geld zurück“. Sie mindert die USt-Zahllast, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Praxisbeispiel
100 EUR netto Büromaterial + 19 EUR USt: bei normalem Vorsteuerabzug werden 19 EUR als Vorsteuer berücksichtigt. Beim
Kleinunternehmer ist der Bruttobetrag wirtschaftlich anders zu behandeln.
Sonderfälle, die man kennen muss
- Nicht abzugsfähige Vorsteuer
- Gemischte/private Verwendung
- Kleinunternehmer
- steuerfreie Umsätze
- Reverse Charge
Woran erkennt man, dass der Vorgang erledigt ist?
- Vorsteuer im Steuer-Kompass entspricht freigegebenen Belegen.
- Kein Vorsteuerereignis beim Kleinunternehmer-Standardfall.
15. Fixkosten und Verträge - einmal anlegen, danach laufen lassen
Was bedeutet dieser Bereich?
Fixkosten sind wiederkehrende, planbare Ausgaben wie Miete, Telefon, Software, Versicherung oder Leasing. Sie sind für die
Liquidität besonders wertvoll, weil InvoMaster die Belastung schon vor dem Bankabgang kennt.
Wo findet der Nutzer das in InvoMaster?
Buchhaltung -> Finanzcenter -> Fixkosten / Verträge.